পে-ফিক্সেশনে ভুল সংশোধনের নতুন নির্দেশনা: ফেরত আসা আবেদন পুনরায় দাখিল ও অনুমোদনের সম্পূর্ণ প্রক্রিয়া

জাতীয় বেতন স্কেল ২০২৬ অনুযায়ী সরকারি কর্মচারীদের পে-ফিক্সেশন কার্যক্রমে ভুল তথ্য সংশোধন, ফেরত আসা আবেদন পুনরায় দাখিল এবং হিসাবরক্ষণ অফিসে পাঠানোর প্রক্রিয়া নিয়ে গুরুত্বপূর্ণ নির্দেশনামূলক তথ্য সামনে এসেছে। বিশেষ করে ড্রয়িং অ্যান্ড ডিসবার্সিং অফিসার (ডিডিও) এবং সেলফ ড্রয়িং অফিসার (এসডিও)-এর ক্ষেত্রে পে-ফিকেশন ফেরত পাঠানোর পদ্ধতি এক না হওয়ায় সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তা-কর্মচারীদের বিষয়টি ভালোভাবে জানা প্রয়োজন।

প্রদত্ত iBAS++ পে-ফিক্সেশন মডিউলের স্ক্রিনশট ও নির্দেশনা অনুযায়ী, ডিডিওর কাছে দাখিল করা কোনো ফিক্সেশনে ভুল পাওয়া গেলে নির্ধারিত মেন্যুর মাধ্যমে সেটি ফেরত পাঠানো যেতে পারে। এরপর সংশ্লিষ্ট ফিক্সেশন সম্পাদনা বা সংশোধন করে পুনরায় সাবমিট করতে হবে। সংশোধিত ফিক্সেশন আবার ডিডিওর কাছে এলে তিনি যাচাই করে হিসাবরক্ষণ অফিসে ফরোয়ার্ড করতে পারবেন।

অন্যদিকে, এসডিওর ক্ষেত্রে সরাসরি ফেরত দেওয়ার অপশন না থাকার কথা উল্লেখ করা হয়েছে। এ ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের মাধ্যমে ফিক্সেশন ফেরত পাঠানোর প্রক্রিয়া অনুসরণ করতে হতে পারে।

পে-ফিক্সেশনে ভুল হলে কীভাবে শুরু করবেন?

সরকারি কর্মচারীদের বেতন নির্ধারণের ক্ষেত্রে ব্যক্তিগত তথ্য, চাকরিতে যোগদানের তারিখ, পদবি, পূর্ববর্তী বেতন এবং প্রযোজ্য অন্যান্য তথ্য সঠিকভাবে অন্তর্ভুক্ত করা জরুরি। এসব তথ্যের কোনোটি ভুল হলে ফিক্সেশন যাচাইয়ের সময় আপত্তি উঠতে পারে অথবা সংশোধনের প্রয়োজন দেখা দিতে পারে।

এমন পরিস্থিতিতে প্রথমে ফিক্সেশনটি বর্তমানে কোন পর্যায়ে রয়েছে, তা নিশ্চিত করতে হবে। আবেদনটি কর্মচারীর কাছে রয়েছে, ডিডিওর কাছে জমা হয়েছে, নাকি হিসাবরক্ষণ অফিসে পাঠানো হয়েছে—তার ওপর পরবর্তী পদক্ষেপ নির্ভর করবে।

শুধু ভুল হয়েছে বুঝতে পেরে নতুন করে আরেকটি ফিক্সেশন দাখিল না করে বিদ্যমান ফিক্সেশনের অবস্থা যাচাই করা এবং নির্ধারিত সংশোধন পদ্ধতি অনুসরণ করাই যুক্তিযুক্ত।

ডিডিওর মাধ্যমে ফিক্সেশন ফেরত পাঠানোর নিয়ম

প্রদত্ত নির্দেশনায় ডিডিওর জন্য দুটি গুরুত্বপূর্ণ মেন্যুর কথা উল্লেখ করা হয়েছে। এগুলো হলো GoB Staff Fixation Forward এবং GoB Staff Fixation Edit।

ডিডিওর কাছে দাখিল করা ফিক্সেশনে ভুল পাওয়া গেলে ফেরত পাঠানোর জন্য নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করা যেতে পারে।

প্রথম ধাপ: iBAS++-এ লগইন

ডিডিও প্রথমে নিজের আইডিতে লগইন করে Pay Fixation-2026 মডিউলে প্রবেশ করবেন। এরপর Drawing and Disbursing Officer মেন্যু নির্বাচন করবেন।

দ্বিতীয় ধাপ: সংশ্লিষ্ট ফিক্সেশন খুঁজে বের করা

Drawing and Disbursing Officer মেন্যুর অধীনে GoB Staff Fixation Forward অপশনে প্রবেশ করতে হবে। এরপর সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর জাতীয় পরিচয়পত্র বা এনআইডি নম্বর দিয়ে সার্চ করে চলমান (Running) ফিক্সেশনটি শনাক্ত করতে হবে।

তৃতীয় ধাপ: বিস্তারিত তথ্য যাচাই

সংশ্লিষ্ট ফিক্সেশনের Details বা বিস্তারিত অপশনে প্রবেশ করে তথ্য যাচাই করতে হবে। সেখানে ভুল বা অসংগতি পাওয়া গেলে কী কারণে ফিক্সেশনটি ফেরত দেওয়া হচ্ছে, তা নির্ধারণ করতে হবে।

চতুর্থ ধাপ: কারণ উল্লেখ করে ফেরত পাঠানো

সংশোধনের প্রয়োজন হলে নির্ধারিত স্থানে ফেরত দেওয়ার কারণ উল্লেখ করে Return বা ফেরত বাটনে ক্লিক করতে হবে। এতে সংশ্লিষ্ট ফিক্সেশনটি সংশোধনের জন্য ফেরত পাঠানো যাবে বলে প্রদত্ত নির্দেশনায় উল্লেখ রয়েছে।

এখানে ফেরত দেওয়ার কারণ স্পষ্টভাবে উল্লেখ করা গুরুত্বপূর্ণ। কারণ নির্দিষ্ট থাকলে সংশ্লিষ্ট কর্মচারী বা দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি প্রয়োজনীয় সংশোধনের বিষয়টি সহজে বুঝতে পারবেন।

GoB Staff Fixation Edit দিয়ে যেভাবে ভুল সংশোধন করবেন

ডিডিও ফিক্সেশনটি ফেরত পাঠানোর পর সংশ্লিষ্ট ফিক্সেশনে প্রয়োজনীয় পরিবর্তন আনতে GoB Staff Fixation Edit মেন্যু ব্যবহার করার কথা বলা হয়েছে।

এ ক্ষেত্রে সংশোধনের প্রক্রিয়াটি হলো—

১. সংশ্লিষ্ট পে-ফিক্সেশন মডিউলে প্রবেশ করতে হবে।

২. GoB Staff Fixation Edit মেন্যু নির্বাচন করতে হবে।

৩. সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর এনআইডি নম্বর দিয়ে সার্চ করে ফেরত আসা ফিক্সেশনটি খুঁজে নিতে হবে।

৪. ডিডিওর উল্লেখ করা কারণ অনুযায়ী প্রয়োজনীয় তথ্য সংশোধন বা সংযোজন করতে হবে।

৫. সংশোধিত তথ্য ভালোভাবে যাচাই করে Submit বাটনে ক্লিক করতে হবে।

প্রদত্ত নির্দেশনা অনুযায়ী, সংশোধিত ফিক্সেশন সাবমিট করার পর সেটি আবার GoB Staff Fixation Forward মেন্যুতে চলে যাবে। এরপর ডিডিও পুনরায় ফিক্সেশনটি যাচাই করে হিসাবরক্ষণ অফিসে ফরোয়ার্ড করতে পারবেন।

অর্থাৎ, ফিক্সেশন ফেরত আসার পর সংশোধন করে সাবমিট করলেই পুরো প্রক্রিয়া শেষ হয় না। সংশোধিত ফিক্সেশন পুনরায় ডিডিওর যাচাইয়ের মধ্য দিয়ে যেতে হবে।

সংশোধনের পর হিসাবরক্ষণ অফিসে পাঠানোর আগে যা যাচাই জরুরি

সংশোধিত ফিক্সেশন পুনরায় ডিডিওর কাছে আসার পর সেটি হিসাবরক্ষণ অফিসে পাঠানোর আগে তথ্যের যথার্থতা যাচাই করা প্রয়োজন। এতে একই ভুলের কারণে পুনরায় আবেদন ফেরত আসার ঝুঁকি কমতে পারে।

এ ক্ষেত্রে কয়েকটি বিষয় বিশেষভাবে গুরুত্ব দেওয়া উচিত।

• কর্মচারীর নাম ও এনআইডি নম্বর সঠিক আছে কি না।
• চাকরিতে যোগদানের তারিখ ও পদসংক্রান্ত তথ্য যথাযথভাবে দেওয়া হয়েছে কি না।
• পূর্ববর্তী বেতন ও প্রাসঙ্গিক চাকরির রেকর্ডের সঙ্গে তথ্যের সামঞ্জস্য রয়েছে কি না।
• ডিডিও যে কারণে ফিক্সেশন ফেরত দিয়েছিলেন, সেই ভুল যথাযথভাবে সংশোধন হয়েছে কি না।
• সংশোধনের পর প্রয়োজনীয় কোনো তথ্য অসম্পূর্ণ রয়ে গেছে কি না।

সব তথ্য যাচাইয়ের পর ডিডিও সংশ্লিষ্ট ফিক্সেশন হিসাবরক্ষণ অফিসে ফরোয়ার্ড করতে পারবেন। তবে নির্দিষ্ট ক্ষেত্রে অতিরিক্ত নথি, অনুমোদন বা অন্য কোনো যাচাই প্রয়োজন হলে সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের নির্দেশনা অনুসরণ করতে হবে।

এসডিওর ক্ষেত্রে কেন আলাদা পদ্ধতি অনুসরণ করতে হবে?

পে-ফিক্সেশন সংশোধনের ক্ষেত্রে এসডিওদের জন্য আলাদা প্রক্রিয়ার কথা উল্লেখ করা হয়েছে। প্রদত্ত নির্দেশনা অনুযায়ী, এসডিওর ক্ষেত্রে ডিডির কাছে ফরোয়ার্ড করা ছাড়া সরাসরি ফেরত দেওয়ার অপশন নেই।

কোনো কারণে এসডিওর ফিক্সেশন ফেরত দেওয়ার প্রয়োজন হলে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের মাধ্যমে ফেরত পাঠানোর ব্যবস্থা নেওয়া যেতে পারে। নির্দেশনায় বলা হয়েছে, এভাবে ফেরত পাঠানো হলে ফিক্সেশনটি সরাসরি এসডিওর কাছে চলে আসবে।

এ কারণে এসডিও পর্যায়ে ফিক্সেশনে ভুল পাওয়া গেলে ডিডিওর জন্য বর্ণিত একই পদ্ধতি অনুসরণ করার আগে সংশ্লিষ্ট মেন্যু ও হিসাবরক্ষণ অফিসের নির্দেশনা যাচাই করা উচিত।

এসডিও, ডিডিও এবং ডিডির দায়িত্ব এক নয়। তাঁদের জন্য সিস্টেমে নির্ধারিত অপশনও ভিন্ন হতে পারে। তাই ফিক্সেশনের বর্তমান অবস্থা বুঝে যথাযথ কর্তৃপক্ষের মাধ্যমে সংশোধন করা প্রয়োজন।

ফিক্সেশন ফেরত এলে কি বেতন বা বকেয়া আটকে যাবে?

ফিক্সেশন ফেরত আসা মানেই সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর বেতন বন্ধ হয়ে যাবে—এমন সিদ্ধান্ত নেওয়া ঠিক নয়। সাধারণভাবে ফেরত পাঠানোর অর্থ হলো, দাখিল করা তথ্য সংশোধন বা পুনরায় যাচাই করার প্রয়োজন রয়েছে।

তবে ফিক্সেশন সংশোধন ও অনুমোদনে বিলম্ব হলে নতুন বেতন নির্ধারণ বা সংশ্লিষ্ট আর্থিক সুবিধা কার্যকর হওয়ার প্রক্রিয়ায় প্রভাব পড়বে কি না, তা নির্ভর করবে সংশ্লিষ্ট সরকারি আদেশ, ফিক্সেশনের অবস্থা এবং হিসাবরক্ষণ প্রক্রিয়ার ওপর।

একইভাবে, ফিক্সেশন ফেরত এলেই বকেয়া বেতন বন্ধ, আর্থিক সুবিধা বাতিল বা বেতন কমে যাবে—এমন দাবি করারও ভিত্তি নেই। এসব বিষয়ে নিশ্চিত তথ্যের জন্য সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিস বা দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্তৃপক্ষের সঙ্গে যোগাযোগ করা উচিত।

ভুল কমাতে কর্মকর্তা-কর্মচারীদের জন্য পরামর্শ

পে-ফিক্সেশন দাখিলের আগে তথ্য যাচাই করা হলে পরবর্তী সময়ে সংশোধনের প্রয়োজন কমতে পারে। বিশেষ করে এনআইডি, চাকরির রেকর্ড, পদবি, যোগদানের তারিখ এবং প্রযোজ্য বেতনসংক্রান্ত তথ্য সতর্কতার সঙ্গে মিলিয়ে দেখা উচিত।

ফিক্সেশন ফেরত এলে ফেরত দেওয়ার কারণ বুঝে নির্দিষ্ট ভুল সংশোধন করতে হবে। সংশোধনের পর আবার সব তথ্য যাচাই করে সাবমিট করা প্রয়োজন। একই সঙ্গে ফিক্সেশন কোন মেন্যুতে রয়েছে এবং সেটি ডিডিও বা হিসাবরক্ষণ অফিসের কাছে পৌঁছেছে কি না, তা নিশ্চিত করা জরুরি।

প্রয়োজন হলে সংশ্লিষ্ট অফিসের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির সহায়তা নিতে হবে। সিস্টেমে কোনো অপশন না পাওয়া গেলে বা ফিক্সেশন প্রত্যাশিত মেন্যুতে না এলে অনুমানভিত্তিক পদক্ষেপ না নিয়ে সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের নির্দেশনা অনুসরণ করা উচিত।

শেষ কথা

জাতীয় বেতন স্কেল ২০২৬-এর পে-ফিক্সেশন কার্যক্রমে ভুল তথ্য সংশোধনের জন্য ফিক্সেশনের বর্তমান অবস্থা জানা এবং নির্ধারিত মেন্যু ব্যবহার করা গুরুত্বপূর্ণ। প্রদত্ত নির্দেশনামূলক তথ্য অনুযায়ী, ডিডিওর কাছে দাখিল করা ফিক্সেশন GoB Staff Fixation Forward থেকে ফেরত পাঠিয়ে GoB Staff Fixation Edit মেন্যুতে সংশোধন করা যেতে পারে। সংশোধনের পর সাবমিট করা ফিক্সেশন আবার ডিডিওর কাছে এলে তিনি যাচাই করে হিসাবরক্ষণ অফিসে ফরোয়ার্ড করবেন।

অন্যদিকে, এসডিওর ক্ষেত্রে ফেরত পাঠানোর জন্য সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের মাধ্যমে ব্যবস্থা নেওয়ার কথা বলা হয়েছে।