পে-ফিক্সেশনে বড় নির্দেশনা: সার্ভিস বুক ফরওয়ার্ডের পর কোথায় পাবেন খসড়া কপি, কখন মিলবে ভেরিফিকেশন নম্বর?
জাতীয় বেতন স্কেল–২০২৬ অনুযায়ী সরকারি কর্মকর্তা-কর্মচারীদের নতুন বেতন নির্ধারণের কার্যক্রমে সার্ভিস বুকের তথ্য ইনপুট, হিসাবরক্ষণ অফিসে ফরওয়ার্ড, ফিক্সেশন রিপোর্ট প্রিন্ট এবং ভেরিফিকেশন নম্বর সংগ্রহের বিষয়গুলো গুরুত্বপূর্ণ হয়ে উঠেছে। বিশেষ করে কর্মচারীদের ক্ষেত্রে ডিডিও (DDO) আইডি থেকে খসড়া ফিক্সেশন কপি সংগ্রহ এবং কর্মকর্তাদের ক্ষেত্রে তথ্য দাখিলের পর রিপোর্ট প্রিন্ট করার প্রক্রিয়া নিয়ে আগ্রহ রয়েছে।
প্রাপ্ত তথ্য অনুযায়ী, কর্মচারীদের সার্ভিস বুকের তথ্য ইনপুট দিয়ে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসে ফরওয়ার্ড করার পর রিপোর্ট মেন্যু থেকে ফিক্সেশন কপি প্রিন্ট করে নেওয়ার বিষয়টি মনে রাখতে হবে। অন্যদিকে, হিসাবরক্ষণ অফিসের যাচাই ও চূড়ান্তকরণ সম্পন্ন হওয়ার পর ভেরিফিকেশন নম্বর পাওয়ার বিষয়টি গুরুত্বপূর্ণ।
তবে খসড়া কপি তৈরি, তথ্য ফরওয়ার্ড, হিসাবরক্ষণ অফিসের চূড়ান্তকরণ এবং ভেরিফিকেশন নম্বর পাওয়া—এগুলোকে একই ধাপ হিসেবে বিবেচনা করা যাবে না।
পে-ফিকেশন কার্যক্রমে কেন গুরুত্বপূর্ণ সার্ভিস বুকের তথ্য?
সরকারি চাকরিজীবীর বেতন নির্ধারণের ক্ষেত্রে সার্ভিস বুকের তথ্য গুরুত্বপূর্ণ ভিত্তি হিসেবে কাজ করে। চাকরিতে যোগদানের তারিখ, পদবি, পূর্ববর্তী মূল বেতন, পদোন্নতি, ইনক্রিমেন্ট, টাইম স্কেল, সিলেকশন গ্রেড কিংবা উচ্চতর গ্রেডের মতো তথ্য বেতন নির্ধারণের সঙ্গে সম্পর্কিত হতে পারে।
এসব তথ্য সঠিকভাবে ইনপুট না দিলে পরবর্তী সময়ে বেতন নির্ধারণে অসংগতি দেখা দিতে পারে। তাই অনলাইনে তথ্য দেওয়ার আগে সংশ্লিষ্ট চাকরির রেকর্ড ও প্রয়োজনীয় অফিস আদেশ যাচাই করা জরুরি।
iBAS++-এর সরকারি পোর্টালে পে-ফিকেশন সুবিধার মাধ্যমে সরকারি কর্মচারীদের চাকরিসংক্রান্ত তথ্য রেকর্ড করার ব্যবস্থা রয়েছে। ফলে অনলাইন তথ্যের সঙ্গে দাপ্তরিক নথির সামঞ্জস্য বজায় রাখা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
কর্মচারীদের ফিক্সেশন কপি যেভাবে সংগ্রহ করবেন
প্রদত্ত তথ্য অনুযায়ী, কর্মচারীদের ফিক্সেশন কপির খসড়া ডিডিও আইডি থেকে অনলাইনে সংগ্রহ করা যাবে। এ ক্ষেত্রে কয়েকটি ধাপ অনুসরণ করতে হবে।
প্রথম ধাপ: সার্ভিস বুকের তথ্য ইনপুট
প্রথমে সংশ্লিষ্ট সিস্টেমে প্রয়োজনীয় চাকরিসংক্রান্ত তথ্য ইনপুট দিতে হবে। নাম, পরিচিতিমূলক তথ্য, চাকরিতে যোগদানের তারিখ, পদবি ও বেতনসংক্রান্ত তথ্য সঠিক আছে কি না, তা যাচাই করা উচিত।
দ্বিতীয় ধাপ: হিসাবরক্ষণ অফিসে ফরওয়ার্ড
তথ্য পূরণ ও প্রাথমিক যাচাই শেষে নির্ধারিত প্রক্রিয়ায় সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসে পাঠাতে হবে। শুধু তথ্য ইনপুট দেওয়াকে সম্পূর্ণ প্রক্রিয়া হিসেবে ধরে নেওয়া ঠিক হবে না।
তৃতীয় ধাপ: রিপোর্ট মেন্যুতে প্রবেশ
তথ্য ফরওয়ার্ড করার পর ডিডিও আইডি থেকে রিপোর্ট মেন্যুতে গিয়ে সংশ্লিষ্ট ফিক্সেশন রিপোর্ট খুঁজতে হবে। সিস্টেমে রিপোর্টের অবস্থা ও প্রাপ্যতা যাচাই করা জরুরি।
চতুর্থ ধাপ: খসড়া কপি প্রিন্ট
রিপোর্ট পাওয়া গেলে সেটি প্রিন্ট করে সংরক্ষণ করা যাবে। তবে রিপোর্টে খসড়া বা যাচাইাধীন অবস্থা উল্লেখ থাকলে সেটিকে চূড়ান্ত অনুমোদিত ফিক্সেশন কপি হিসেবে গণ্য করা যাবে না।
কর্মকর্তাদের ক্ষেত্রে কীভাবে ফিক্সেশন কপি পাওয়া যাবে?
প্রাপ্ত তথ্য অনুযায়ী, কর্মকর্তাদের ক্ষেত্রে প্রয়োজনীয় তথ্য দাখিল করার পর সংশ্লিষ্ট ফিক্সেশন কপি প্রিন্ট করা যাবে। তবে কোন ধরনের রিপোর্ট কোন ধাপে পাওয়া যাবে, তা সংশ্লিষ্ট ব্যবহারকারীর ভূমিকা এবং সিস্টেমে প্রদর্শিত নির্দেশনার ওপর নির্ভর করতে পারে।
এ কারণে কর্মকর্তা ও কর্মচারীদের জন্য একই পদ্ধতি সব ক্ষেত্রে প্রযোজ্য ধরে না নিয়ে নিজ নিজ লগইন, রিপোর্ট মেন্যু এবং দাপ্তরিক নির্দেশনা অনুসরণ করা উচিত।
হিসাবরক্ষণ অফিস চূড়ান্ত করার পর ভেরিফিকেশন নম্বর
পে-ফিকেশন প্রক্রিয়ার অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো ভেরিফিকেশন নম্বর। প্রদত্ত তথ্য অনুযায়ী, হিসাবরক্ষণ অফিসের চূড়ান্তকরণ সম্পন্ন হওয়ার পর এ নম্বর পাওয়া যাবে।
এখানে কয়েকটি বিষয় আলাদা করে বুঝতে হবে:
- তথ্য ইনপুট: চাকরি ও বেতনসংক্রান্ত তথ্য সিস্টেমে দেওয়া।
- ফরওয়ার্ড: সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসে তথ্য পাঠানো।
- রিপোর্ট প্রিন্ট: সিস্টেমে পাওয়া খসড়া বা প্রযোজ্য রিপোর্টের মুদ্রিত কপি সংগ্রহ।
- চূড়ান্তকরণ: সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের নির্ধারিত যাচাই ও অনুমোদন প্রক্রিয়া সম্পন্ন হওয়া।
- ভেরিফিকেশন নম্বর: সংশ্লিষ্ট প্রক্রিয়ায় নম্বর তৈরি বা প্রদর্শিত হলে সেটি সংরক্ষণ করা।
অতএব, শুধু রিপোর্ট প্রিন্ট করতে পারলেই ভেরিফিকেশন নম্বর পাওয়া গেছে কিংবা ফিক্সেশন চূড়ান্ত হয়েছে—এমনটি ধরে নেওয়া যাবে না।
ফিক্সেশন রিপোর্টে ভুল থাকলে কী করবেন?
রিপোর্টে নাম, পদবি, চাকরিতে যোগদানের তারিখ, পূর্ববর্তী বেতন কিংবা চাকরির ইতিহাসে কোনো অসংগতি দেখা গেলে সংশ্লিষ্ট নথির সঙ্গে মিলিয়ে নিতে হবে। নিজের অনুমান অনুযায়ী তথ্য পরিবর্তন না করে ডিডিও বা সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের পরামর্শ নেওয়া উচিত।
সরকারি পে-ফিকেশন-সংক্রান্ত অনলাইন নির্দেশিকায় ভুল হিসাবরক্ষণ অফিস নির্বাচন, তথ্য পাঠাতে সমস্যা এবং বেতন নির্ধারণী ছক প্রিন্ট করতে না পারার মতো সমস্যার সমাধানও দেওয়া রয়েছে। প্রয়োজন হলে সংশ্লিষ্ট সরকারি নির্দেশিকা অনুসরণ করতে হবে।
পে-ফিকেশনের আগে যে বিষয়গুলো যাচাই করবেন
১. সার্ভিস বুকের তথ্য সঠিকভাবে ইনপুট দেওয়া হয়েছে কি না।
২. প্রয়োজনীয় তথ্য সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসে ফরওয়ার্ড হয়েছে কি না।
৩. ডিডিও আইডির রিপোর্ট মেন্যুতে ফিক্সেশন কপি পাওয়া যাচ্ছে কি না।
৪. রিপোর্টটি খসড়া, যাচাইাধীন নাকি চূড়ান্ত—তা স্পষ্ট কি না।
৫. চাকরির ইতিহাস, পদোন্নতি ও প্রযোজ্য বেতনসংক্রান্ত তথ্য সঠিক আছে কি না।
৬. ভেরিফিকেশন নম্বর পাওয়া গেলে সেটি সংরক্ষণ করা হয়েছে কি না।
শেষ কথা
জাতীয় বেতন স্কেল–২০২৬ অনুযায়ী পে-ফিকেশন কার্যক্রমে কর্মচারী ও কর্মকর্তাদের জন্য রিপোর্ট সংগ্রহের ধাপ বুঝে কাজ করা জরুরি। কর্মচারীদের ক্ষেত্রে সার্ভিস বুকের তথ্য ইনপুট দিয়ে হিসাবরক্ষণ অফিসে ফরওয়ার্ড করার পর রিপোর্ট মেন্যু থেকে খসড়া কপি সংগ্রহের বিষয়টি বিশেষভাবে মনে রাখতে হবে। কর্মকর্তাদের ক্ষেত্রে প্রয়োজনীয় তথ্য দাখিলের পর প্রযোজ্য রিপোর্ট প্রিন্ট করতে হবে।
সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো, খসড়া ফিক্সেশন কপি, চূড়ান্ত অনুমোদন এবং ভেরিফিকেশন নম্বরকে এক করে দেখা যাবে না। সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের যাচাই, সিস্টেমে প্রদর্শিত অবস্থা এবং সরকারি নির্দেশনা অনুসরণ করেই পে-ফিকেশন প্রক্রিয়া সম্পন্ন করা উচিত।
সতর্কতা: এই প্রতিবেদনে কর্মচারীদের রিপোর্ট সংগ্রহ ও ভেরিফিকেশন নম্বরসংক্রান্ত তথ্য প্রদত্ত বিবরণের ভিত্তিতে ব্যাখ্যা করা হয়েছে। সব দপ্তরের জন্য একই ধাপ, সময়সীমা বা অনুমোদন-পদ্ধতি প্রযোজ্য কি না, তা সর্বশেষ সরকারি নির্দেশনা থেকে নিশ্চিত হতে হবে।
