ইস্যু-ডাইরি রেজিস্টার ফরম্যাট ২০২৬ । সরকারি দপ্তরে পত্র আদান-প্রদান নিবন্ধনের নিয়ম কি?

সরকারি কার্যবিধিমালা অনুযায়ী, প্রতিটি দপ্তরে আগত এবং নির্গত চিঠিপত্রের জন্য পৃথক পৃথক নিবন্ধন বহি (Register) সংরক্ষণ করা বাধ্যতামূলক। সম্প্রতি সচিবালয় নির্দেশমালার আলোকে এই ফরম্যাটগুলো হালনাগাদ করা হয়েছে।

১. শাখা ডায়েরি নিবন্ধন বহি (পত্র গ্রহণ)

কোনো দপ্তরে বাইরে থেকে কোনো চিঠি বা নথি আসলে তা ‘শাখা ডায়েরি’-তে অন্তর্ভুক্ত করতে হয়। এটি মূলত ‘ইনওয়ার্ড রেজিস্ট্রার’ হিসেবে কাজ করে। এর কলামগুলো হলো:

• ক্রমিক সংখ্যা: প্রাপ্ত চিঠির সিরিয়াল নম্বর।

• প্রাপ্ত পত্রের বিবরণ: পত্রের নম্বর এবং প্রাপ্তির তারিখ ও সময়।

• প্রেরকের ঠিকানা: কার নিকট হতে পত্রটি পাওয়া গেছে।

• পত্রের বিষয়: পত্রের সংক্ষিপ্ত সারসংক্ষেপ।

• নথি নম্বর: পত্রটি কোন নথিতে উপস্থাপন করা হলো।

• চূড়ান্ত ব্যবস্থা: পত্রের বিষয়ে গৃহীত সিদ্ধান্তের তারিখ ও বিবরণ।

২. পত্রজারি নিবন্ধন বহি (পত্র প্রেরণ)

দপ্তর থেকে কোনো চিঠি বাইরে পাঠাতে হলে এই রেজিস্ট্রারে এন্ট্রি করতে হয়। এটি ‘আউটওয়ার্ড রেজিস্ট্রার’ নামেও পরিচিত। এর কলামগুলো হলো:

• ক্রমিক সংখ্যা: পত্র জারির ধারাবাহিক নম্বর।

• নথি নম্বর ও বিষয়: সংশ্লিষ্ট ফাইলের নম্বর এবং চিঠির বিষয়বস্তু।

• পত্র সংখ্যা ও তারিখ: প্রেরিত পত্রের নম্বর ও তারিখ।

• প্রেরিত ঠিকানা: চিঠিটি যার নিকট পাঠানো হচ্ছে তার নাম ও ঠিকানা।

• প্রেরণের মাধ্যম: ডাকযোগে, বাহক মারফত নাকি ডিজিটাল (ই-মেইল/ই-নথি) মাধ্যমে পাঠানো হলো তা উল্লেখ করতে হয়।

• প্রেরণকারীর স্বাক্ষর: সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার নাম, পদবি ও স্বাক্ষর।

গুরুত্বপূর্ণ নির্দেশনাবলী:

• ল্যান্ডস্কেপ ফরম্যাট: ডায়েরি বা নিবন্ধন বহিগুলো অবশ্যই ল্যান্ডস্কেপ (আড়াআড়ি) আকারে তৈরি করতে হবে যাতে পর্যাপ্ত তথ্য লেখার জায়গা থাকে।

• ডিজিটাল রেকর্ড: বর্তমানে ই-নথি সিস্টেম থাকলেও এনালগ বা হার্ডকপি রেকর্ড সংরক্ষণের জন্য এই ফরম্যাটগুলো অনুসরণ করা জরুরি।

• স্বচ্ছতা: নিয়মিত এই রেজিস্ট্রার হালনাগাদ করলে কোনো গুরুত্বপূর্ণ চিঠিপত্র হারিয়ে যাওয়ার ঝুঁকি থাকে না এবং কাজের জবাবদিহিতা নিশ্চিত হয়।

উপসংহার: সরকারি কর্মকর্তা-কর্মচারীদের জন্য এই ফরম্যাটগুলো অনুসরণ করা বাধ্যতামূলক। যথাযথভাবে পত্র আদান-প্রদান নিবন্ধিত থাকলে দাপ্তরিক কাজে জটিলতা হ্রাস পায় এবং তথ্যের নিরাপত্তা নিশ্চিত হয়।