সরকারি ব্যয়ের বিল তৈরিতে ডিজিটাল ব্যবস্থা, এক ফর্মেই আয়কর-ভ্যাট ও বরাদ্দের হিসাব

সরকারি দপ্তরের ক্রয়, সরবরাহ ও সেবা বাবদ ব্যয়ের বিল প্রস্তুত এবং হিসাব সংরক্ষণের কাজ সহজ করতে একাধিক সুবিধাসম্পন্ন একটি ডিজিটাল ফর্ম তৈরি করা হয়েছে। এতে অর্থনৈতিক কোড নির্বাচন, ব্যয়ের বিবরণ সংযোজন, আয়কর ও ভ্যাটের হিসাব, নিরাপত্তা জামা কর্তন, নিট প্রদেয় অর্থ নির্ধারণ এবং সংরক্ষিত বিলের হিসাব রাখার ব্যবস্থা রয়েছে। পাশাপাশি বিল প্রিন্ট, PDF তৈরি, CSV ফাইলে হিসাব রপ্তানি এবং ব্যাকআপ থেকে পুরোনো তথ্য পুনরুদ্ধারের সুবিধাও রাখা হয়েছে।

ব্যয়ের বিল ফর্ম

ফর্মটিতে ‘ক্রয়, সরবরাহ ও সেবা বাবদ ব্যয়ের বিল’ শিরোনামের পাশাপাশি টি. আর. ফরম নং ২১ এবং এস. আর. ১৮৩-এর উল্লেখ রয়েছে। তবে এটি সরকারি দপ্তরগুলোর জন্য আনুষ্ঠানিকভাবে অনুমোদিত বা বাধ্যতামূলক কোনো সফটওয়্যার কি না, সে বিষয়ে ফাইলটিতে নিশ্চিত তথ্য নেই।

বিল প্রস্তুতের জন্য থাকছে প্রয়োজনীয় তথ্যের ঘর

ডিজিটাল ফর্মটিতে সরকারি দপ্তরের ব্যয়ের বিল তৈরির জন্য প্রয়োজনীয় বিভিন্ন তথ্য সংযোজনের ব্যবস্থা রয়েছে। এতে দপ্তরের নাম, প্রাতিষ্ঠানিক বা অপারেশন কোড, টোকেন নম্বর, তারিখ, ভাউচার নম্বর, টিআইএন এবং বিআইএন নম্বর লেখার ঘর রাখা হয়েছে।

এ ছাড়া অর্থনৈতিক কোড, ব্যয়ের বিবরণ এবং টাকার পরিমাণ উল্লেখ করে বিল প্রস্তুত করা যায়। একটি বিলের মধ্যে একাধিক খাতের ব্যয় অন্তর্ভুক্ত করার জন্য নতুন সারি যোগ করার সুবিধাও রয়েছে।

অর্থনৈতিক কোড নির্বাচন করলে সংশ্লিষ্ট ব্যয়ের খাতের নাম প্রদর্শিত হয়। ফলে বিলের তথ্য সাজানো এবং কোন খাতে কত টাকা ব্যয় হয়েছে, তা শনাক্ত করা সহজ হতে পারে।

ফর্মে মোট ব্যয়ের পাশাপাশি কর্তন ও পরিশোধের হিসাব এবং কথায় টাকার পরিমাণ লেখার ব্যবস্থাও রয়েছে।

স্বয়ংক্রিয়ভাবে হিসাব হবে আয়কর ও ভ্যাট

ফর্মটির উল্লেখযোগ্য বৈশিষ্ট্য হলো, ব্যয়ের তথ্যের ভিত্তিতে আয়কর ও ভ্যাটের হিসাব স্বয়ংক্রিয়ভাবে নির্ধারণ করার ব্যবস্থা।

এতে বিভিন্ন অর্থনৈতিক কোডের সঙ্গে আয়কর ও ভ্যাটের হার যুক্ত করা হয়েছে। সংশ্লিষ্ট কোড নির্বাচন এবং ব্যয়ের পরিমাণ লেখার পর ফর্মের হিসাব পদ্ধতি অনুযায়ী করের অঙ্ক নির্ধারণ করা যায়।

এ ছাড়া আয়কর ও ভ্যাটের হার পরিবর্তন এবং কর্তনের পরিমাণ সম্পাদনার ব্যবস্থাও রয়েছে। ফলে প্রয়োজন অনুযায়ী হিসাব সমন্বয় করা সম্ভব।

ফর্মে ঠিকাদারের নিরাপত্তা জমার জন্যও আলাদা ঘর রাখা হয়েছে। সব ধরনের কর্তন যোগ করে মোট কর্তনের পরিমাণ এবং তা বাদ দিয়ে নিট প্রদেয় বিল হিসাব করা হয়।

নিট প্রদেয় বিলের হিসাব হবে:

নিট প্রদেয় বিল = মোট ব্যয় − আয়কর − ভ্যাট − নিরাপত্তা জমা।

এই ব্যবস্থা বিল প্রস্তুতকারীকে মোট ব্যয়, মোট কর্তন এবং পরিশোধযোগ্য অর্থের হিসাব একই জায়গায় দেখতে সহায়তা করতে পারে।

তবে ফর্মে দেওয়া করের হার সব ধরনের পণ্য ও সেবার ক্ষেত্রে প্রযোজ্য—এমন নিশ্চয়তা নেই। প্রকৃত বিল তৈরির সময় সংশ্লিষ্ট খাতের জন্য কার্যকর আইন, বিধি ও সরকারি নির্দেশনা অনুযায়ী করের হার যাচাই করা জরুরি।

বিভিন্ন সরকারি ব্যয়ের অর্থনৈতিক কোড অন্তর্ভুক্ত

ডিজিটাল ফর্মে বিভিন্ন ধরনের সরকারি ব্যয়ের জন্য অর্থনৈতিক কোডের তালিকা রাখা হয়েছে। এর মধ্যে রয়েছে পরিষ্কার-পরিচ্ছন্নতার সামগ্রী, আনুষঙ্গিক কর্মচারী বা প্রতিষ্ঠান, আপ্যায়ন, প্রশিক্ষণ, বিদ্যুৎ, আইনসংক্রান্ত ব্যয়, কুরিয়ার, ইন্টারনেট, প্রচার ও বিজ্ঞাপন, বইপত্র এবং অফিস ভবন ভাড়া।

এ ছাড়া আউটসোর্সিং, পরিবহন, প্রশিক্ষণ ব্যয়, জ্বালানি, পথ্য সামগ্রী, স্বাস্থ্যবিধান সামগ্রী, নিরাপত্তা সেবা, কম্পিউটার সামগ্রী, মুদ্রণ ও বাঁধাই, স্ট্যাম্প ও সিল, মনিহারি দ্রব্য এবং ব্যবহার্য সামগ্রীর মতো খাতও রয়েছে।

মেরামতসংক্রান্ত খাতের মধ্যে মোটরযান, আসবাবপত্র, কম্পিউটার, অফিস সরঞ্জাম, বিভিন্ন যন্ত্রপাতি এবং ভবন মেরামতের কোড অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে। পাশাপাশি তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তি সরঞ্জাম, কম্পিউটার ও আনুষঙ্গিক যন্ত্রপাতি, টেলিযোগাযোগ সামগ্রী, বৈদ্যুতিক সরঞ্জাম, গবেষণার সরঞ্জাম এবং সফটওয়্যার কেনার খাতও রয়েছে।

ফর্মটিতে অর্থনৈতিক কোডের তালিকা সম্পাদনার সুবিধা থাকায় প্রয়োজন অনুযায়ী কোড, খাতের নাম এবং করের হার পরিবর্তন করা যায়।

তবে ফাইলটিতে তালিকাভুক্ত করের হার ২০২৫-২৬ অর্থবছরের হিসেবে উল্লেখ করা হয়েছে। তাই বর্তমান অর্থবছরে ব্যবহারের আগে তালিকাটি হালনাগাদ করা প্রয়োজন।

সংরক্ষিত বিল খুঁজে পাওয়া যাবে সহজে

একাধিক বিলের তথ্য সংরক্ষণ ও ব্যবস্থাপনার জন্য ফর্মটিতে আলাদা সুবিধা রয়েছে। ব্যবহারকারী নিজের পছন্দমতো নাম দিয়ে একটি বিল সংরক্ষণ করতে পারবেন। পরে সেই বিল খুলে তথ্য দেখা বা প্রয়োজন অনুযায়ী সংশোধন করা যাবে।

সংরক্ষিত বিলের তালিকায় বিলের নাম ও সংরক্ষণের সময় দেখানোর ব্যবস্থা রয়েছে। পাশাপাশি নাম বা ভাউচার নম্বর দিয়ে বিল খোঁজার সুবিধাও রাখা হয়েছে।

এর ফলে বিভিন্ন সময়ে প্রস্তুত করা বিলের তথ্য আলাদাভাবে সংরক্ষণ করা এবং প্রয়োজনের সময় তা পুনরায় ব্যবহার করা সহজ হতে পারে।

হিসাব খাতায় দেখা যাবে মোট ব্যয় ও কর্তনের বিবরণ

ডিজিটাল ফর্মটির আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ হলো হিসাব খাতা। এখানে সংরক্ষিত বিলগুলোর একটি সম্মিলিত তালিকা তৈরি করা যায়।

হিসাব খাতায় যেসব তথ্য দেখা যায়, সেগুলোর মধ্যে রয়েছে—

• বিলের নাম ও ভাউচার নম্বর;
• বিলের তারিখ;
• সংশ্লিষ্ট অর্থনৈতিক কোড;
• মোট ব্যয়ের পরিমাণ;
• আয়কর কর্তনের অঙ্ক;
• ভ্যাট কর্তনের অঙ্ক;
• নিরাপত্তা জমার পরিমাণ;
• কর্তন-পরবর্তী প্রদেয় বিল।

একাধিক বিল সংরক্ষিত থাকলে সেগুলোর মোট ব্যয়, মোট কর্তন এবং মোট প্রদেয় অর্থের হিসাবও দেখানোর ব্যবস্থা রয়েছে।

এ ছাড়া হিসাব খাতার তথ্য CSV ফাইলে রপ্তানি করা যায়। স্প্রেডশিট সফটওয়্যারে এ ফাইল খুলে হিসাব বিশ্লেষণ, তথ্য বাছাই এবং প্রয়োজনীয় প্রতিবেদন তৈরির কাজে ব্যবহার করা সম্ভব।

স্বয়ংক্রিয় সেভের পাশাপাশি ব্যাকআপ সুবিধা

ফর্মটিতে তথ্য সংরক্ষণের জন্য স্বয়ংক্রিয় সেভের ব্যবস্থা রয়েছে। ব্যবহারকারীর দেওয়া তথ্য ব্রাউজারের স্থানীয় স্টোরেজে সংরক্ষিত হতে পারে। ফলে একই ব্রাউজারে পরে ফর্মটি খুললে আগের খসড়া ফিরে পাওয়ার সুযোগ রয়েছে।

এ ছাড়া আলাদা ব্যাকআপ ফাইল তৈরি এবং সেই ফাইল থেকে তথ্য পুনরুদ্ধারের ব্যবস্থাও রাখা হয়েছে। ব্যাকআপে সংরক্ষিত বিল, অর্থনৈতিক কোডের তালিকা এবং বর্তমান খসড়ার তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা যায়।

ফর্মটির কোডে সার্ভারে তথ্য সংরক্ষণের ব্যবস্থাও যুক্ত রয়েছে। তবে বাস্তবে সংশ্লিষ্ট সার্ভার বা অ্যাকাউন্ট সুবিধা চালু আছে কি না, তা শুধু ফাইল বিশ্লেষণ করে নিশ্চিত হওয়া সম্ভব নয়।

এ কারণে গুরুত্বপূর্ণ আর্থিক তথ্য সংরক্ষণের ক্ষেত্রে নিয়মিত ব্যাকআপ নেওয়া প্রয়োজন। শুধু ব্রাউজারে তথ্য সংরক্ষিত থাকলে অন্য কম্পিউটার বা ব্রাউজার থেকে তা পাওয়া যাবে—এমন নিশ্চয়তা নেই।

বরাদ্দ ও ব্যয়ের হিসাব রাখার পৃথক ব্যবস্থা

ফর্মটির দ্বিতীয় পাতায় বরাদ্দ ও ব্যয়ের হিসাব রাখার জন্য পৃথক অংশ রয়েছে।

বরাদ্দের হিসাবে আগের বিলের অর্থ, অতিরিক্ত বরাদ্দ, বরাদ্দ কমানোর পরিমাণ এবং নিট মোটের হিসাব রাখা যায়। অন্যদিকে, ব্যয়ের অংশে আগের বিলের জের, বর্তমান বিলের মোট, সংযুক্ত পূর্তকর্মের বিল এবং পরবর্তী বিলে জের বহন করার তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা যায়।

এতে বরাদ্দ ও ব্যয়ের বিভিন্ন তথ্য একই নথিতে উপস্থাপন করা সম্ভব।

তবে বরাদ্দের পরিমাণ, সংশ্লিষ্ট অর্থনৈতিক কোড, অনুমোদিত ব্যয়সীমা এবং প্রকৃত ব্যয়ের মধ্যে সামঞ্জস্য আছে কি না, তা দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তাকে যাচাই করতে হবে।

ফর্মটিতে আরও সতর্ক করা হয়েছে যে বরাদ্দের অতিরিক্ত ব্যয়ের জন্য আয়ন কর্মকর্তা ব্যক্তিগতভাবে দায়ী থাকবেন। অতিরিক্ত বরাদ্দ মঞ্জুর করা সম্ভব না হলে অতিরিক্ত ব্যয়ের অর্থ তাঁর ব্যক্তিগত ভাতাদি থেকে আদায়ের বিষয়টিও উল্লেখ রয়েছে। এ ধরনের দায় নির্ধারণের ক্ষেত্রে অবশ্যই প্রযোজ্য সরকারি বিধিবিধান অনুসরণ করতে হবে।

কর্মকর্তা ও হিসাবরক্ষণ অফিসের জন্য স্বাক্ষরের ঘর

বিলের সত্যতা যাচাই, প্রত্যয়ন ও অনুমোদনসংক্রান্ত তথ্য রাখার জন্য ফর্মটিতে একাধিক স্বাক্ষরের ঘর রয়েছে।

নিয়ন্ত্রণকারী বা প্রতিস্বাক্ষরকারী কর্মকর্তা এবং আয়ন কর্মকর্তার নাম, পদবি, সিল, স্থান ও তারিখ লেখার ব্যবস্থা রয়েছে। পাশাপাশি হিসাবরক্ষণ অফিসে ব্যবহারের জন্য অডিটর, সুপার এবং নিরীক্ষা ও হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তার স্বাক্ষর ও পরিচিতির ঘর রাখা হয়েছে।

চেক নম্বর এবং চেক প্রদানকারীর স্বাক্ষরের জন্যও পৃথক জায়গা রয়েছে।

এর ফলে বিলের হিসাব ও অনুমোদনসংক্রান্ত প্রয়োজনীয় তথ্য একই নথিতে সাজিয়ে রাখা সম্ভব। তবে ফর্মে স্বাক্ষরের ঘর থাকা মানেই বিল অনুমোদিত হয়েছে, এমন নয়। যথাযথ কর্তৃপক্ষের অনুমোদন ও প্রযোজ্য আর্থিক বিধি অনুসরণ করতে হবে।

প্রিন্ট ও PDF তৈরির সুবিধা

ডিজিটাল ফর্মটিতে প্রিন্ট করার বোতাম রয়েছে। এর মাধ্যমে বিল মুদ্রণ অথবা ব্রাউজারের প্রিন্ট ব্যবস্থার সাহায্যে PDF হিসেবে সংরক্ষণ করা যায়।

ফর্মটি A4 কাগজের বিন্যাসে সাজানো হয়েছে। প্রিন্টের সময় কিছু বোতাম ও সহায়ক অংশ বাদ দেওয়ার ব্যবস্থাও রয়েছে, যাতে মূল বিলের তথ্য তুলনামূলক পরিচ্ছন্নভাবে উপস্থাপন করা যায়।

তথ্য বেশি হলে প্রিন্টের স্কেল কমানোর সতর্কবার্তাও প্রদর্শিত হতে পারে। তবে PDF তৈরি করা মানেই বিলটি সরকারি হিসাব ব্যবস্থায় জমা দেওয়া বা অনুমোদন পাওয়া নয়।

সরকারি কাজে ব্যবহারের আগে যাচাই জরুরি

ফর্মটিতে বিল প্রস্তুত ও হিসাব সংরক্ষণের একাধিক সুবিধা থাকলেও সরকারি আর্থিক কাজে ব্যবহারের আগে কিছু বিষয় নিশ্চিত করা প্রয়োজন।

প্রথমত, অর্থনৈতিক কোড ও করের হার হালনাগাদ কি না, তা যাচাই করতে হবে। দ্বিতীয়ত, স্বয়ংক্রিয়ভাবে নির্ধারিত কর, কর্তন এবং নিট প্রদেয় অর্থের হিসাব মূল নথির সঙ্গে মিলিয়ে দেখতে হবে।

তৃতীয়ত, তথ্য সংরক্ষণ ও ব্যাকআপের ব্যবস্থা বাস্তবে সঠিকভাবে কাজ করছে কি না, তা পরীক্ষা করা প্রয়োজন। চতুর্থত, ফর্মটি সংশ্লিষ্ট সরকারি দপ্তরে ব্যবহারের জন্য অনুমোদিত কি না, সে বিষয়ে নিশ্চিত হতে হবে।

বিশেষ করে সরকারি অর্থ ব্যয়ের ক্ষেত্রে সফটওয়্যারের হিসাবের ওপর এককভাবে নির্ভর না করে বিলের সমর্থনে প্রয়োজনীয় কাগজপত্র, বরাদ্দ, করের হার এবং অনুমোদন যাচাই করা গুরুত্বপূর্ণ।

শেষ কথা

সরকারি দপ্তরের ক্রয়, সরবরাহ ও সেবা বাবদ ব্যয়ের বিল প্রস্তুত, হিসাব সংরক্ষণ এবং কর্তনের হিসাব সাজানোর ক্ষেত্রে এ ধরনের ডিজিটাল ফর্ম সহায়ক হতে পারে। একই ফর্মে ব্যয়ের তথ্য, অর্থনৈতিক কোড, আয়কর-ভ্যাট, নিরাপত্তা জমা, বরাদ্দের হিসাব এবং হিসাব খাতা তৈরির সুবিধা থাকায় সংশ্লিষ্ট কাজ আরও সুশৃঙ্খলভাবে পরিচালনার সুযোগ রয়েছে।

তবে প্রদত্ত ফাইল থেকে এটিকে সরকারি পর্যায়ে আনুষ্ঠানিকভাবে চালু হওয়া বা বাধ্যতামূলক কোনো ডিজিটাল ব্যবস্থা হিসেবে নিশ্চিত করা যায়নি। তাই সরকারি কাজে ব্যবহারের আগে এর অনুমোদন, করের হার, অর্থনৈতিক কোড এবং হিসাবের যথার্থতা যাচাই করা প্রয়োজন।