দুই বছর পূর্ণ হলেও ACR-এর ৪ মাসের নথি না থাকলে চাকরি স্থায়ীকরণে কী করবেন?

সরকারি চাকরিতে নির্ধারিত সময় পূর্ণ হওয়ার পর চাকরি স্থায়ীকরণের আবেদন করার ক্ষেত্রে বার্ষিক/আংশিক গোপনীয় অনুবেদন (ACR) গুরুত্বপূর্ণ নথি হিসেবে বিবেচিত হয়। কোনো কর্মচারীর দুই বছরের চাকরিকালের মধ্যে কয়েক মাসের ACR সংশ্লিষ্ট দপ্তরে খুঁজে না পাওয়া গেলে বিষয়টি নিয়ে জটিলতা তৈরি হতে পারে। তবে নথিটি হারিয়ে যাওয়ার কারণে কর্মচারীকে অসহায় অবস্থায় বসে থাকতে হবে—এমন নয়; বরং প্রমাণপত্রসহ বিষয়টি লিখিতভাবে এগিয়ে নেওয়া যেতে পারে।

জনপ্রশাসন মন্ত্রণালয়ের প্রকাশিত তথ্যেও দেখা যায়, চাকরি স্থায়ীকরণের বিভিন্ন ক্ষেত্রে ACR ও শৃঙ্খলা-সংক্রান্ত প্রতিবেদন প্রয়োজনীয় নথির অংশ হতে পারে। একই সঙ্গে মন্ত্রণালয় নিয়মিতভাবে বার্ষিক/আংশিক গোপনীয় অনুবেদন যথাসময়ে দাখিল, অনুবেদন ও প্রতিস্বাক্ষর করে ডোসিয়ার সংরক্ষণকারী কর্তৃপক্ষের কাছে পাঠানোর বিষয়ে নির্দেশনা দিয়ে থাকে।

৪ মাসের ACR না পাওয়া গেলে প্রথম কাজ কী?

প্রথমেই মৌখিকভাবে বিষয়টি সমাধানের চেষ্টা না করে লিখিত প্রমাণ তৈরি করা সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ।

যদি ওই ৪ মাসের ACR আগে সংশ্লিষ্ট দপ্তরে জমা দিয়ে থাকেন, তাহলে—

• ACR জমা দেওয়ার রিসিভ কপি খুঁজে বের করুন।
• ডায়েরি নম্বর/গ্রহণ নম্বর থাকলে সেটি সংগ্রহ করুন।
• প্রতিস্বাক্ষরকারীর কাছে পাঠানোর অগ্রায়নপত্রের কপি থাকলে সংযুক্ত করুন।
• ই-নথি/ডাকযোগে পাঠানো হয়ে থাকলে তার প্রমাণ সংগ্রহ করুন।
• সংশ্লিষ্ট শাখার রেজিস্টারে ACR জমার কোনো এন্ট্রি আছে কি না যাচাই করুন।
• নিজের ব্যক্তিগত নথি, অফিস ডোসিয়ার এবং সংশ্লিষ্ট শাখায় থাকা কপিও যাচাই করুন।

কারণ পরে প্রশ্ন উঠলে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হবে—কর্মচারী যথাসময়ে ACR দাখিল করেছিলেন কি না।

রিসিভ কপি থাকলে অবস্থান তুলনামূলকভাবে পরিষ্কার

ধরা যাক, আপনি ৪ মাসের ACR যথাসময়ে জমা দিয়েছেন এবং আপনার কাছে তার রিসিভ কপি রয়েছে। সেক্ষেত্রে আবেদনটির সঙ্গে সেই প্রমাণ সংযুক্ত করে কর্তৃপক্ষকে লিখিতভাবে জানানো যেতে পারে যে, ACR আপনার পক্ষ থেকে যথাসময়ে দাখিল করা হয়েছিল, কিন্তু সংশ্লিষ্ট দপ্তরে বর্তমানে তা পাওয়া যাচ্ছে না।

এ অবস্থায় শুধু “ACR নেই” বলে স্থায়ীকরণ আবেদন আটকে না রেখে নথিটি পুনরুদ্ধার/অনুসন্ধান অথবা বিধি অনুযায়ী পরবর্তী ব্যবস্থা গ্রহণের জন্য লিখিত আবেদন করা যুক্তিযুক্ত।

ACR পুনরায় নেওয়া যাবে কি?

এটি সরাসরি নিজে থেকে সিদ্ধান্ত নেওয়ার বিষয় নয়। কারণ ACR একটি আনুষ্ঠানিক গোপনীয় নথি এবং এতে অনুবেদনকারী ও প্রতিস্বাক্ষরকারীর ভূমিকা রয়েছে। জনপ্রশাসন মন্ত্রণালয়ের ওয়েবসাইটে ACR-এর নির্ধারিত ফরমও প্রকাশিত রয়েছে।

তবে আগের ACR সত্যিই হারিয়ে গেছে এবং পুনরায় ACR নেওয়ার প্রশাসনিকভাবে অনুমোদিত সুযোগ থাকলে, সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের নির্দেশনা অনুযায়ী পুনরায় ACR সম্পন্ন করার বিষয়টি বিবেচনা করা যেতে পারে।

বিশেষ করে একই কর্মস্থলে ওই সময়ে দায়িত্ব পালন করে থাকলে এবং সংশ্লিষ্ট অনুবেদনকারী/প্রতিস্বাক্ষরকারী বিষয়টি নিশ্চিত করতে পারলে কর্তৃপক্ষের কাছে বিষয়টি উপস্থাপন করা যেতে পারে।

২০ মাসের ACR ঠিক থাকলে কী হবে?

দুই বছর অর্থাৎ ২৪ মাসের মধ্যে ৪ মাসের ACR অনুপস্থিত—এমন পরিস্থিতিতে বাকি ২০ মাসের ACR যদি যথাযথভাবে সংরক্ষিত থাকে, তাহলে পুরো বিষয়টি নথিভুক্ত করে কর্তৃপক্ষের কাছে উপস্থাপন করা উচিত।

তবে “২০ মাসের ACR আছে, তাই ৪ মাসেরটি লাগবে না”—এমন সিদ্ধান্ত নিজে থেকে ধরে নেওয়া ঠিক হবে না। স্থায়ীকরণের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট বিধি ও কর্তৃপক্ষের চাহিদা অনুযায়ী প্রয়োজনীয় ACR সম্পূর্ণ করার বিষয়টি নির্ধারিত হবে।

NDC বা ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তার মাধ্যমে বিষয়টি উপস্থাপন

জেলা প্রশাসকের কার্যালয়ের মতো মাঠ প্রশাসনের দপ্তরে বিষয়টি সমাধানের জন্য সংশ্লিষ্ট শাখা, অনুবেদনকারী/প্রতিস্বাক্ষরকারী এবং ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষের কাছে ধারাবাহিকভাবে লিখিতভাবে বিষয়টি উপস্থাপন করা যেতে পারে।

প্রয়োজনে আপনার অফিসের প্রচলিত প্রশাসনিক চ্যানেল অনুসরণ করে NDC/অন্য সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার মাধ্যমে বিষয়টি জেলা প্রশাসকের নজরে আনা যেতে পারে। তবে কার মাধ্যমে ACR পুনরায় নেওয়া হবে বা কোন কর্মকর্তা অনুমোদন দেবেন—তা সংশ্লিষ্ট দপ্তরের বিধি ও কর্তৃপক্ষের সিদ্ধান্তের ওপর নির্ভর করবে।

সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ—লিখিত আবেদন করুন

আপনার ক্ষেত্রে একটি সংক্ষিপ্ত আবেদন এভাবে সাজানো যেতে পারে:

বিষয়: চাকরি স্থায়ীকরণের জন্য অনুপস্থিত ৪ মাসের ACR অনুসন্ধান/পুনরায় গ্রহণের প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণ প্রসঙ্গে।

আবেদনে উল্লেখ করবেন—

১. আপনি কবে অফিস সহায়ক পদে যোগদান করেছেন।
২. দুই বছর পূর্ণ হওয়ার কারণে চাকরি স্থায়ীকরণের আবেদন করেছেন।
৩. আপনার চাকরিকালের অধিকাংশ সময়ের ACR যথাযথভাবে রয়েছে।
৪. নির্দিষ্ট ৪ মাসের ACR যথাসময়ে সংশ্লিষ্ট দপ্তরে দাখিল করা হয়েছিল।
৫. কিন্তু বর্তমানে সংশ্লিষ্ট দপ্তরে অনুসন্ধান করেও তা পাওয়া যাচ্ছে না।
৬. ACR জমা দেওয়ার রিসিভ/ডায়েরি/অগ্রায়নপত্র থাকলে তার বিবরণ দেবেন।
৭. বিষয়টি অনুসন্ধান করে ACR উদ্ধার অথবা বিধি অনুযায়ী প্রয়োজনীয় বিকল্প ব্যবস্থা/পুনরায় ACR গ্রহণের ব্যবস্থা করার অনুরোধ করবেন।
৮. একই সঙ্গে আপনার চাকরি স্থায়ীকরণের আবেদনটি যাতে অযথা বিলম্বিত না হয়, সে বিষয়টিও বিবেচনার অনুরোধ করতে পারেন।

কী কী কাগজ একসঙ্গে রাখবেন?

একটি ফাইলে এগুলো সাজিয়ে রাখুন:

• নিয়োগপত্র
• যোগদানপত্র
• দুই বছর পূর্তির হিসাব
• স্থায়ীকরণের আবেদনপত্র
• ২০ মাসের ACR-এর তথ্য/কপি, যদি থাকে
• অনুপস্থিত ৪ মাসের ACR জমা দেওয়ার রিসিভ কপি
• ডায়েরি নম্বর
• অগ্রায়নপত্র
• সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার প্রত্যয়ন/চিঠি
• প্রয়োজনে ACR পুনরায় গ্রহণের আবেদন

এতে বিষয়টি “কর্মচারী ACR দেননি”—এমন অবস্থায় না থেকে “কর্মচারী ACR দাখিল করেছিলেন, কিন্তু দপ্তরের রেকর্ডে বর্তমানে পাওয়া যাচ্ছে না”—এই প্রশাসনিক অবস্থানে থাকবে, যদি আপনার কাছে দাখিলের প্রমাণ থাকে।

জনপ্রশাসন মন্ত্রণালয়ের তথ্য অনুযায়ী, গোপনীয় অনুবেদন ডোসিয়ার সংরক্ষণ এবং প্রয়োজন অনুযায়ী সেই নথি থেকে তথ্য/প্রতিবেদন প্রস্তুত ও প্রেরণের জন্য নির্ধারিত প্রশাসনিক প্রক্রিয়া রয়েছে।

সুতরাং সবচেয়ে নিরাপদ পথ হলো: রিসিভ কপি থাকলে সেটি সংযুক্ত করে লিখিত আবেদন → অফিসিয়ালভাবে ACR অনুসন্ধান → না পাওয়া গেলে কর্তৃপক্ষের লিখিত নির্দেশনা → প্রয়োজন হলে বিধি অনুযায়ী পুনরায় ACR গ্রহণ → এরপর স্থায়ীকরণ প্রস্তাব এগিয়ে নেওয়া।

এ ক্ষেত্রে মৌখিক কথার ওপর নির্ভর না করে প্রতিটি ধাপের লিখিত প্রমাণ রাখাই সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ।