সরকারি কর্মচারীদের শ্রান্তি ও বিনোদন ভাতার বিল তৈরি হবে সহজে, এক ক্লিকেই মিলবে হিসাব ও PDF

সরকারি কর্মচারীদের শ্রান্তি ও বিনোদন ভাতার বিল প্রস্তুতের কাজ সহজ করতে তৈরি করা হয়েছে টি.আর. ফরম নং ১৫-ভিত্তিক একটি ডিজিটাল বিল ক্যালকুলেটর। এই টুলের মাধ্যমে কর্মচারীদের বেতন-ভাতা, বিভিন্ন কর্তন, মোট প্রদেয় অর্থ এবং প্রয়োজনীয় দাপ্তরিক তথ্য এক জায়গায় সংযুক্ত করে বিলের হিসাব প্রস্তুত করা যায়। রয়েছে স্বয়ংক্রিয় হিসাব, একাধিক কর্মচারীর তথ্য সংযোজন, বিলের প্রিভিউ দেখা, PDF তৈরি এবং তথ্যের ব্যাকআপ সংরক্ষণের সুবিধা।

বিশেষ করে সরকারি দপ্তরের হিসাব শাখা ও বিল প্রস্তুতের কাজে নিয়োজিত ব্যক্তিদের জন্য এ ধরনের টুল সহায়ক হতে পারে। তবে এটি সরকারি অনুমোদিত সফটওয়্যার কি না, সে বিষয়ে সরবরাহ করা ফাইলে নিশ্চিত কোনো তথ্য নেই। তাই এটিকে আপাতত বিল প্রস্তুতের একটি ডিজিটাল সহায়ক ব্যবস্থা হিসেবে বিবেচনা করতে হবে।

শ্রান্তি ও বিনোদন ভাতার বিল প্রস্তুতে কী থাকছে?

ডিজিটাল ক্যালকুলেটরটিতে সরকারি কর্মচারীদের শ্রান্তি ও বিনোদন ভাতার বিল তৈরির জন্য প্রয়োজনীয় বিভিন্ন তথ্য দেওয়ার ব্যবস্থা রয়েছে। ব্যবহারকারী প্রথমে বিলের সাধারণ তথ্য পূরণ করবেন। এরপর সংশ্লিষ্ট কর্মচারীদের নাম, পদবি, পরিচিতিমূলক তথ্য, বেতন-ভাতা এবং কর্তনের অঙ্ক যুক্ত করে বিল প্রস্তুত করতে পারবেন।

বিলের মাস ও বছর, অফিসের নাম, প্রাতিষ্ঠানিক বা অপারেশন কোড, টোকেন নম্বর, টোকেনের তারিখ, ভাউচার নম্বর এবং ভাউচারের তারিখ দেওয়ার জন্য পৃথক ঘর রয়েছে। পাশাপাশি আয়ন কর্মকর্তার নাম ও পদবি এবং অন্যান্য প্রয়োজনীয় তথ্যও যুক্ত করা যায়।

এর ফলে বিলের বিভিন্ন অংশের জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য একটি নির্দিষ্ট জায়গায় সাজিয়ে রাখার সুযোগ তৈরি হয়েছে।

Click Here: শ্রান্তি ও বিনোদন বিল ফরম

কর্মচারীভিত্তিক তথ্য সংযোজন ও হিসাবের সুবিধা

এই ক্যালকুলেটরের অন্যতম বৈশিষ্ট্য হলো একাধিক কর্মচারীর তথ্য একই বিলে যুক্ত করা যায়। প্রত্যেক কর্মচারীর জন্য আলাদা তথ্যের অংশ রয়েছে। সেখানে নাম, শাখা, পদবি, জাতীয় পরিচয়পত্র নম্বর, জিপিএফ নম্বর এবং ডাক জীবনবিমা নম্বরসহ প্রয়োজনীয় বিবরণ লেখা যায়।

প্রয়োজনে নতুন কর্মচারী যুক্ত করা, আগের তথ্য কপি করা, কর্মচারীদের তালিকায় অবস্থান পরিবর্তন করা এবং অপ্রয়োজনীয় তথ্য মুছে ফেলার সুবিধাও রয়েছে।

কোনো দপ্তরে একাধিক কর্মচারীর শ্রান্তি ও বিনোদন ভাতার বিল প্রস্তুত করতে হলে এই ব্যবস্থা তথ্য সাজানো ও হিসাব সংরক্ষণের কাজ সহজ করতে পারে।

তবে প্রতিটি কর্মচারীর ব্যক্তিগত তথ্য সঠিকভাবে ইনপুট দিতে হবে। ভুল নাম, ভুল পরিচিতি নম্বর অথবা ভুল বেতন-ভাতার অঙ্ক দিয়ে বিল প্রস্তুত করা হলে চূড়ান্ত নথিতেও ভুল থেকে যেতে পারে।

যেসব বেতন-ভাতা ও কর্তনের হিসাব করা যাবে

ক্যালকুলেটরটিতে বেতন ও ভাতার বিভিন্ন খাত আলাদাভাবে অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে। এর মধ্যে রয়েছে মূল বেতন, শ্রান্তি ও বিনোদন ভাতা, শিক্ষা ভাতা, পাহাড়ি ভাতা, বাড়িভাড়া ভাতা, চিকিৎসা ভাতা, যাতায়াত ভাতা, টিফিন ভাতা, ঝুঁকি ভাতা, পোশাক ভাতা এবং ধোলাই ভাতা।

অন্যদিকে কর্তন ও পরিশোধের অংশে সাধারণ ভবিষ্য তহবিল বা জিপিএফ, ভবিষ্য তহবিলের অগ্রিম ও সুদ আদায়, কর্মচারী কল্যাণ তহবিল, কর্মচারী যৌথবিমা তহবিল, আবাসিক বাড়িভাড়া, গ্যাস বিল, পানি ও পয়ঃনিষ্কাশন চার্জ, গৃহনির্মাণ ঋণ, মোটরসাইকেল ঋণ, কম্পিউটার ঋণ, ঋণের সুদ, স্থানীয় তহবিল জমা, স্ট্যাম্প ডিউটি এবং পৌরকরের মতো খাত রয়েছে।

সব খাত প্রত্যেক কর্মচারীর জন্য প্রযোজ্য নয়। তাই সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর ক্ষেত্রে যে ভাতা প্রাপ্য এবং যে কর্তন প্রযোজ্য, কেবল সেই তথ্যই যথাযথভাবে অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।

মোট বিল ও প্রদেয় অর্থের হিসাব হবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে

বিল তৈরির সময় সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলোর একটি হলো মোট বেতন-ভাতা এবং বিভিন্ন কর্তনের হিসাব নির্ণয় করা। এই ডিজিটাল ক্যালকুলেটরে সংশ্লিষ্ট অঙ্ক ইনপুট দেওয়ার পর মোট বেতন-ভাতা, মোট কর্তন এবং কর্তন বাদে প্রদেয় অর্থ স্বয়ংক্রিয়ভাবে হিসাব করা হয়।

হিসাবের সূত্রটি হলো—

মোট বেতন ও ভাতা (ক) − মোট কর্তন (খ) = প্রদেয় বিল (ক−খ)।

ক্যালকুলেটরটি কর্মচারীভিত্তিক হিসাবের পাশাপাশি সব কর্মচারীর সম্মিলিত হিসাবও দেখায়। ফলে মোট বেতন-ভাতা কত, মোট কর্তন কত এবং সব কর্তন বাদ দেওয়ার পর প্রদেয় অর্থ কত দাঁড়ায়, তা এক নজরে দেখা সম্ভব।

এ ছাড়া টাকার অঙ্ক কথায় প্রকাশের সুবিধা রয়েছে। ফলে বিলের মোট প্রদেয় অর্থ সংখ্যায় দেখানোর পাশাপাশি কথায় লেখার কাজও সহজ হয়।

তবে স্বয়ংক্রিয় হিসাব মানেই চূড়ান্ত বিল নির্ভুল—এমন নয়। ভুল তথ্য ইনপুট দেওয়া হলে হিসাবও ভুল হতে পারে। তাই বিল জমা দেওয়ার আগে সব অঙ্ক সংশ্লিষ্ট নথির সঙ্গে মিলিয়ে দেখা জরুরি।

তিন পৃষ্ঠার বিল তৈরি ও PDF ডাউনলোড

ডিজিটাল ক্যালকুলেটরটি টি.আর. ফরম নং ১৫-এর আদলে তিন পৃষ্ঠার বিল প্রস্তুতের ব্যবস্থা রেখেছে।

প্রথম পৃষ্ঠায় বেতন-ভাতা, কর্তন, মোট অর্থ এবং প্রদেয় বিলের হিসাব দেখানো হয়।

দ্বিতীয় পৃষ্ঠায় প্রয়োজনীয় প্রত্যয়ন, অনুপস্থিত কর্মচারীদের ফেরত দেওয়া বেতনের বিবরণ এবং সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার স্বাক্ষর, নাম ও পদবির জন্য জায়গা রয়েছে।

তৃতীয় পৃষ্ঠায় কর্মচারীভিত্তিক বেতন-ভাতা, কর্তন, প্রদেয় অর্থ এবং মন্তব্যের বিবরণ টেবিল আকারে দেখানো হয়।

বিল প্রস্তুত হয়ে গেলে ব্যবহারকারী প্রিভিউ দেখে তথ্য ও বিন্যাস যাচাই করতে পারবেন। এরপর PDF তৈরি করে কম্পিউটারে সংরক্ষণ করা যাবে।

প্রথম ও দ্বিতীয় পৃষ্ঠা A4 কাগজে খাড়াভাবে প্রিন্টের জন্য সাজানো হয়। তৃতীয় পৃষ্ঠার জন্য লিগ্যাল অথবা A4 কাগজে আড়াআড়ি প্রিন্টের বিকল্প রয়েছে।

এই সুবিধা বিলের তথ্য একত্র করে প্রিন্টযোগ্য নথি তৈরির কাজকে তুলনামূলক সহজ করতে পারে।

তথ্য সংরক্ষণ ও ব্যাকআপের ব্যবস্থা

বিল প্রস্তুতের সময় দেওয়া তথ্য একই ব্রাউজারে স্থানীয়ভাবে সংরক্ষিত থাকতে পারে। ফলে পরবর্তী সময়ে একই ব্রাউজার ব্যবহার করে আগের তথ্য ফিরে পাওয়ার সুযোগ রয়েছে।

এ ছাড়া JSON ফাইল আকারে ব্যাকআপ নেওয়া এবং আগে সংরক্ষিত ব্যাকআপ থেকে তথ্য পুনরুদ্ধারের ব্যবস্থাও রয়েছে।

কোনো দপ্তরে একই ধরনের বিলের তথ্য নিয়ে একাধিকবার কাজ করতে হলে এই সুবিধা কার্যকর হতে পারে। তবে ব্রাউজারের তথ্য মুছে গেলে বা অন্য কম্পিউটার থেকে কাজ করলে আগের তথ্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাওয়া যাবে—এমন নিশ্চয়তা নেই।

তাই গুরুত্বপূর্ণ বিলের তথ্যের ব্যাকআপ আলাদা জায়গায় সংরক্ষণ করা উচিত। জাতীয় পরিচয়পত্র ও অন্যান্য ব্যক্তিগত তথ্য থাকায় ব্যাকআপ ফাইলও নিরাপদে রাখতে হবে।

বিল প্রস্তুতের আগে যেসব বিষয় যাচাই করা জরুরি

শ্রান্তি ও বিনোদন ভাতার বিল প্রস্তুতের ক্ষেত্রে শুধু ক্যালকুলেটরের ওপর নির্ভর না করে সংশ্লিষ্ট সরকারি বিধি ও দাপ্তরিক নথি অনুসরণ করা প্রয়োজন।

প্রথমত, কর্মচারী শ্রান্তি ও বিনোদন ভাতা পাওয়ার যোগ্য কি না এবং কত টাকা প্রাপ্য, তা যাচাই করতে হবে।

দ্বিতীয়ত, বেতন-ভাতা ও কর্তনের অঙ্ক সংশ্লিষ্ট নথির সঙ্গে মিলিয়ে নিতে হবে।

তৃতীয়ত, অফিসের নাম, প্রাতিষ্ঠানিক বা অপারেশন কোড, বিলের মাস, বছর, টোকেন নম্বর এবং ভাউচারের তথ্য নির্ভুলভাবে দিতে হবে।

চতুর্থত, বিলের প্রিভিউ দেখে সব পৃষ্ঠার তথ্য, মোট অর্থ এবং প্রদেয় বিল পরীক্ষা করতে হবে।

পঞ্চমত, প্রয়োজনীয় প্রত্যয়ন, স্বাক্ষর, সিল এবং দাপ্তরিক অনুমোদনের প্রক্রিয়া যথাযথভাবে সম্পন্ন করতে হবে।

উল্লেখ্য, এই ক্যালকুলেটর নিজে থেকে কোনো কর্মচারীর ভাতার যোগ্যতা নির্ধারণ করে না। এটি সরকারি কোষাগার থেকে অর্থ ছাড়ের নিশ্চয়তাও দেয় না।

সরকারি অনুমোদন সম্পর্কে কী জানা গেছে?

সরবরাহ করা HTML ফাইল থেকে ক্যালকুলেটরটির বিভিন্ন কার্যকারিতা সম্পর্কে জানা গেলেও এটি কোন দপ্তর তৈরি করেছে, সরকারি অনুমোদন রয়েছে কি না কিংবা সরকারি হিসাবরক্ষণ ব্যবস্থার সঙ্গে এর আনুষ্ঠানিক সংযোগ আছে কি না, সে বিষয়ে নিশ্চিত তথ্য পাওয়া যায়নি।

তাই এটিকে সরকারি অনুমোদিত সফটওয়্যার হিসেবে প্রচার করার আগে সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের তথ্য যাচাই করা প্রয়োজন। একইভাবে, এই টুল তৈরি হওয়ার অর্থ এই নয় যে শ্রান্তি ও বিনোদন ভাতা প্রদানের নতুন কোনো সরকারি সিদ্ধান্ত বা নির্দেশনা জারি হয়েছে।

শেষ কথা

সরকারি কর্মচারীদের শ্রান্তি ও বিনোদন ভাতার বিল প্রস্তুতে হিসাব নির্ণয়, কর্মচারীদের তথ্য সাজানো এবং প্রিন্টযোগ্য নথি তৈরি করা গুরুত্বপূর্ণ কাজ। টি.আর. ফরম নং ১৫-এর আদলে তৈরি এই ডিজিটাল ক্যালকুলেটরে স্বয়ংক্রিয় হিসাব, একাধিক কর্মচারীর তথ্য সংযোজন, PDF তৈরি এবং ব্যাকআপের মতো সুবিধা রয়েছে।

সঠিকভাবে ব্যবহার করা হলে এটি বিল প্রস্তুতের কাজ সহজ করতে পারে। তবে নির্ভুল তথ্য প্রদান, প্রাপ্যতা যাচাই, আর্থিক বিধিবিধান অনুসরণ এবং সংশ্লিষ্ট দপ্তরের অনুমোদন নিশ্চিত করাই চূড়ান্ত বিল তৈরির ক্ষেত্রে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ।