প্রতি মাসে নতুন করে কর্মচারীর তথ্য দিতে হবে না, বেতন বিল তৈরিতে থাকছে স্থায়ী ডাটাবেইজ ও ব্যাকআপ সুবিধা
সরকারি অফিসে প্রতি মাসে বেতন বিল প্রস্তুতের সময় একই কর্মচারীর নাম, পদবি, এনআইডি, জিপিএফ নম্বর, গ্রেড, ব্যাংক হিসাব এবং নিয়মিত বেতন-ভাতার তথ্য বারবার ব্যবহার করতে হয়। এতে একদিকে সময় ব্যয় হয়, অন্যদিকে তথ্য এন্ট্রির সময় ভুল হওয়ার আশঙ্কাও থাকে। এই সমস্যার বিকল্প হিসেবে একটি ডিজিটাল বেতন বিল ব্যবস্থাপনা টুলে যুক্ত করা হয়েছে কর্মচারীদের স্থায়ী ডাটাবেইজ, মাসিক বেতন-ভাতা সংরক্ষণ, কর্মচারী নির্বাচন এবং ব্যাকআপ সুবিধা।
Staff-Salary-Automation-Calculator
টি.আর. ফরম নং ১৫ ভিত্তিক তৈরি এই HTML অ্যাপ্লিকেশনটির বিশেষত্ব হলো, এখানে শুধু বেতন হিসাব নয়; বরং কর্মচারীদের তথ্য দীর্ঘমেয়াদে সংরক্ষণ করে পরবর্তী মাসের বিল তৈরিতে পুনরায় ব্যবহার করার ব্যবস্থা রাখা হয়েছে।
এর ফলে অফিসের কর্মচারীদের একটি কেন্দ্রীয় তালিকা তৈরি করে প্রয়োজন অনুযায়ী সেখান থেকে কর্মচারী নির্বাচন করে নতুন বেতন বিল প্রস্তুত করা সম্ভব।
একবার তথ্য সংরক্ষণ, পরবর্তী মাসে সহজে বিল তৈরি
টুলটিতে আলাদা কর্মচারী ডাটাবেইজ অপশন রয়েছে। এখানে প্রত্যেক কর্মচারীর নাম, পদবি, শাখা বা সেরেস্তা, গ্রেড, এনআইডি নম্বর, জিপিএফ নম্বর, ডাক জীবনবিমা নম্বর, মোবাইল নম্বর, যোগদানের তারিখ, ব্যাংক হিসাব নম্বর এবং অন্যান্য তথ্য সংরক্ষণ করা যায়।
শুধু ব্যক্তিগত তথ্য নয়, প্রত্যেক কর্মচারীর নিয়মিত মাসিক বেতন-ভাতা এবং কর্তনের পরিমাণও আলাদাভাবে রাখা যায়।
পরবর্তী মাসে নতুন বিল তৈরি করার সময় কর্মচারী ডাটাবেইজ থেকে প্রয়োজনীয় ব্যক্তিদের নির্বাচন করতে হবে। এরপর নির্বাচিত কর্মচারীদের তথ্য ও সংরক্ষিত বেতন-ভাতার পরিমাণ স্বয়ংক্রিয়ভাবে নতুন বিলে যুক্ত হবে।
ফলে প্রতিবার নতুন করে প্রত্যেক কর্মচারীর সব তথ্য টাইপ করার প্রয়োজন কমে যাবে।
নাম, এনআইডি ও জিপিএফ নম্বর দিয়ে কর্মচারী খোঁজার সুবিধা
বড় অফিসে অনেক কর্মচারীর তথ্য সংরক্ষিত থাকলে নির্দিষ্ট ব্যক্তিকে খুঁজে বের করা কঠিন হতে পারে। এ বিষয়টি বিবেচনায় রেখে ডাটাবেইজে সার্চ অপশন রাখা হয়েছে।
এখানে কর্মচারীর নাম, পদবি, শাখা, এনআইডি, জিপিএফ, ডাক জীবনবিমা নম্বর কিংবা মোবাইল নম্বর দিয়ে অনুসন্ধান করা যায়।
ডাটাবেইজে কর্মচারীর সক্রিয় ও নিষ্ক্রিয় অবস্থা নির্ধারণের ব্যবস্থাও রয়েছে। ফলে কর্মচারীদের তালিকা ব্যবস্থাপনা আরও সহজ হতে পারে।
এ ছাড়া কর্মচারীর তথ্য সম্পাদনা, নতুন কর্মচারী যুক্ত করা এবং প্রয়োজন অনুযায়ী ডাটাবেইজ থেকে কর্মচারী বাদ দেওয়ার সুযোগ রয়েছে।
নির্বাচিত কর্মচারীদের দিয়ে নতুন মাসের বিল
এই ব্যবস্থার অন্যতম কার্যকর দিক হলো কর্মচারী নির্বাচন করে নতুন বিল তৈরির সুবিধা।
ধরা যাক, একটি অফিসে ৫০ জন কর্মচারীর তথ্য ডাটাবেইজে সংরক্ষিত রয়েছে। কোনো মাসে তাদের মধ্যে ৪৫ জনের বেতন বিল প্রস্তুত করতে হবে। সে ক্ষেত্রে প্রয়োজনীয় ৪৫ জনকে নির্বাচন করে নতুন বিল তৈরি করা যাবে।
আবার চাইলে নির্বাচিত কর্মচারীদের বিদ্যমান বিলে যুক্ত করা সম্ভব। একই কর্মচারী আগে থেকেই বিলে থাকলে তাঁকে দ্বিতীয়বার যুক্ত না করার ব্যবস্থাও রয়েছে।
এতে কর্মচারীদের তালিকা তৈরি এবং বেতন বিল প্রস্তুতের কাজ আরও গোছানোভাবে করা সম্ভব।
বেতন-ভাতা ও কর্তনের আলাদা হিসাব সংরক্ষণ
ডাটাবেইজে প্রতিটি কর্মচারীর জন্য বেতন-ভাতার খাত এবং কর্তনের খাত আলাদা করে সংরক্ষণের ব্যবস্থা রয়েছে।
মূল বেতন, বাড়িভাড়া, চিকিৎসা, শিক্ষা, টিফিনসহ বিভিন্ন ভাতার পাশাপাশি জিপিএফ, কল্যাণ তহবিল, যৌথবিমা, ঋণ এবং অন্যান্য কর্তনের পরিমাণও রাখা যায়।
কর্মচারীর তথ্য সম্পাদনার সময় মাসিক হিসাবের সারসংক্ষেপও দেখা যায়। অর্থাৎ মোট বেতন ও ভাতা থেকে মোট কর্তন বাদ দিয়ে নিট প্রদেয় অর্থ কত হবে, সেটিও হিসাব করে দেখানো হয়।
ডাটাবেইজে কোনো কর্মচারীর তথ্য পরিবর্তন করলে প্রয়োজনে বর্তমান বিলে তাঁর তথ্য ও টাকার পরিমাণও হালনাগাদ করার অপশন রয়েছে। তবে এই সুবিধা ব্যবহার করতে হলে সংশ্লিষ্ট আপডেট অপশন নির্বাচন করতে হবে।
Excel-এ কর্মচারীদের তথ্য নেওয়ার সুযোগ
ডিজিটাল ব্যবস্থাপনায় তথ্য সংরক্ষণের পাশাপাশি প্রয়োজনে অন্য সফটওয়্যারে ব্যবহারের বিষয়টিও গুরুত্বপূর্ণ। এ কারণে অ্যাপ্লিকেশনটিতে কর্মচারী ডাটাবেইজ CSV ফরম্যাটে ডাউনলোড করার সুবিধা রয়েছে।
CSV ফাইলটি Microsoft Excel-এ খুলে কর্মচারীদের তথ্য, বেতন-ভাতা, মোট কর্তন এবং নিট প্রদেয় অর্থ দেখা যায়।
অফিসের নিজস্ব রেকর্ড সংরক্ষণ, তথ্য পর্যালোচনা কিংবা প্রয়োজনীয় তালিকা তৈরির ক্ষেত্রে এটি সহায়ক হতে পারে।
তথ্য হারানো ঠেকাতে রয়েছে ব্যাকআপ ও রিস্টোর ব্যবস্থা
এই টুলের আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ বৈশিষ্ট্য হলো ব্যাকআপ ব্যবস্থা। এতে কয়েক ধরনের ব্যাকআপ নেওয়ার সুযোগ রয়েছে।
1. সম্পূর্ণ বেতন বিল ও কর্মচারী ডাটাবেইজ একসঙ্গে JSON ফাইলে সংরক্ষণ।
2. শুধু কর্মচারী ডাটাবেইজ আলাদাভাবে ব্যাকআপ রাখা।
3. কর্মচারী ডাটাবেইজ Excel-এ ব্যবহারের উপযোগী CSV ফাইলে ডাউনলোড।
4. আগে সংরক্ষিত JSON ব্যাকআপ ফাইল থেকে তথ্য পুনরুদ্ধার।
এ ছাড়া আগের ব্যাকআপ থেকে শুধু নতুন কর্মচারীদের ডাটাবেইজে যুক্ত করার ব্যবস্থাও রয়েছে। ফলে প্রয়োজন অনুযায়ী পুরোনো তথ্যের সঙ্গে নতুন কর্মচারীদের তথ্য একত্র করা সম্ভব।
তবে তথ্য সংরক্ষণ নিয়ে গুরুত্বপূর্ণ সতর্কতা
অ্যাপ্লিকেশনটির কোড অনুযায়ী কর্মচারীদের তথ্য একই ব্রাউজারের Local Storage-এ সংরক্ষিত থাকে। অর্থাৎ এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে কোনো কেন্দ্রীয় অনলাইন সার্ভার বা অফিসের অন্য কম্পিউটারে তথ্য পাঠায় না।
ফলে যে কম্পিউটার বা ব্রাউজারে তথ্য এন্ট্রি করা হবে, মূলত সেখানেই তথ্য সংরক্ষিত থাকবে। ব্রাউজারের ডাটা মুছে গেলে তথ্য হারানোর ঝুঁকি রয়েছে।
এ কারণে নিয়মিত সম্পূর্ণ ব্যাকআপ নেওয়া এবং নিরাপদ স্থানে সংরক্ষণ করা অত্যন্ত জরুরি। বিশেষ করে এনআইডি, ব্যাংক হিসাব, মোবাইল নম্বর ও অন্যান্য ব্যক্তিগত তথ্য থাকায় ব্যাকআপ ফাইলের নিরাপত্তা নিশ্চিত করতে হবে।
ডিজিটাল অফিস ব্যবস্থাপনায় সম্ভাবনাময় উদ্যোগ
সরকারি অফিসের বেতন বিল প্রস্তুত একটি নিয়মিত এবং গুরুত্বপূর্ণ আর্থিক প্রশাসনিক কার্যক্রম। এ কাজে কর্মচারীদের তথ্য সংরক্ষণ, হিসাব প্রস্তুত, কর্তন নির্ধারণ এবং বিল প্রিন্টের মতো কাজগুলো ডিজিটালভাবে সম্পন্ন করার সুযোগ তৈরি হলে অফিসের দৈনন্দিন কার্যক্রম সহজ হতে পারে।
তবে এটি এখন পর্যন্ত সরবরাহ করা HTML ফাইলের বৈশিষ্ট্য অনুযায়ী একটি স্বতন্ত্র বেতন বিল প্রস্তুতকারী টুল। এর সরকারি অনুমোদন, নিরাপত্তা নিরীক্ষা কিংবা iBAS++-এর সঙ্গে সংযুক্ত থাকার বিষয়ে কোনো প্রমাণ ফাইলে পাওয়া যায়নি।
সুতরাং সরকারি কাজে ব্যবহারের আগে প্রচলিত আর্থিক বিধিবিধান, অনুমোদিত ফরম এবং হিসাবরক্ষণ পদ্ধতির সঙ্গে এর হিসাব ও আউটপুট মিলিয়ে নেওয়া প্রয়োজন।
সবশেষে বলা যায়, কর্মচারীদের স্থায়ী ডাটাবেইজ, স্বয়ংক্রিয় বেতন হিসাব, একাধিক কর্মচারী নির্বাচন, Excel ও PDF সুবিধা এবং ব্যাকআপ ব্যবস্থার সমন্বয়ে তৈরি এই টুলটি সরকারি অফিসের বেতন বিল প্রস্তুতের কাজকে আরও সহজ করার সম্ভাবনা রাখে।
মন্তব্য (০)