২০২৬ সালের পে ফিক্সেশন: বেতন নির্ধারণের আগে যেসব কাগজপত্র ও তথ্য প্রস্তুত রাখবেন

নবম জাতীয় বেতন স্কেল-২০২৬ কার্যকর হওয়ার পর সরকারি কর্মকর্তা-কর্মচারীদের নতুন বেতন নির্ধারণ বা পে ফিক্সেশন নিয়ে আগ্রহ বাড়ছে। নতুন বেতন কাঠামোর আওতায় বেতন নির্ধারণের প্রক্রিয়াটি iBAS++-এর মাধ্যমে অনলাইনে সম্পন্ন করার ব্যবস্থা রাখা হয়েছে। ফলে শুধু নতুন বেতন কত হবে তা জানা নয়, পে ফিক্সেশনের আগে চাকরির পুরোনো তথ্য, বেতন নির্ধারণের রেকর্ড এবং প্রয়োজনীয় কাগজপত্র প্রস্তুত রাখাও গুরুত্বপূর্ণ।

অর্থ বিভাগের নির্দেশনা অনুযায়ী, কর্মচারী iBAS++-এ প্রয়োজনীয় তথ্য পূরণ করে সংশ্লিষ্ট Drawing and Disbursing Officer (DDO)-এর কাছে জমা দেবেন। এরপর DDO চাকরি ও বেতনের পূর্ববর্তী তথ্য যাচাই করে প্রয়োজনীয় প্রক্রিয়া সম্পন্ন করবেন এবং হিসাবরক্ষণ অফিসে পাঠাবেন। হিসাবরক্ষণ অফিস অনলাইনে তথ্য যাচাই করে বেতন নির্ধারণ চূড়ান্তভাবে প্রতিপাদন করবে।

পে ফিক্সেশনের আগে প্রথমেই যে তথ্যগুলো মিলিয়ে নেবেন

পে ফিক্সেশনে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো চাকরির রেকর্ড ও iBAS++-এর তথ্যের সামঞ্জস্য। তাই আবেদন করার আগে নিজের সার্ভিস বহি, বর্তমান বেতন এবং পূর্বের বেতন নির্ধারণের তথ্য মিলিয়ে নেওয়া জরুরি।

বিশেষ করে নিচের তথ্যগুলো হাতে রাখুন—

• জাতীয় পরিচয়পত্র নম্বর
• নামের সঠিক বানান
• জন্মতারিখ
• মোবাইল নম্বর
• বর্তমান পদবি
• বর্তমান গ্রেড
• বর্তমান মূল বেতন
• চাকরিতে যোগদানের তারিখ
• বর্তমান পদে যোগদানের তারিখ
• পূর্ববর্তী বেতন নির্ধারণের তথ্য
• ইনক্রিমেন্টের তথ্য
• পদোন্নতি হয়ে থাকলে তার তথ্য
• উচ্চতর গ্রেড পেয়ে থাকলে তার তথ্য
• টাইমস্কেল/সিলেকশন গ্রেডের তথ্য, প্রযোজ্য ক্ষেত্রে।

iBAS++-এর সরকারি পে-ফিক্সেশন ব্যবস্থাতেও NID, মোবাইল নম্বর এবং সংশ্লিষ্ট বেতন নির্ধারণের অফিস আদেশ ও আনুষঙ্গিক কাগজপত্র প্রস্তুত রাখার নির্দেশনা রয়েছে।

যে কাগজপত্রগুলো আগে থেকেই প্রস্তুত রাখবেন

১. জাতীয় পরিচয়পত্র

NID নম্বর সঠিকভাবে সংরক্ষণ করুন। নতুন পে-স্কেলের অনলাইন পে ফিক্সেশনে পরিচয় যাচাইয়ের ক্ষেত্রে NID গুরুত্বপূর্ণ। নন-গেজেটেড কর্মচারীদের ক্ষেত্রে NID নম্বর ও জন্মতারিখ দিয়ে লগইনের ব্যবস্থা রাখা হয়েছে।

NID-তে থাকা জন্মতারিখ এবং চাকরির রেকর্ডের জন্মতারিখের মধ্যে পার্থক্য থাকলে পে ফিক্সেশনের আগে বিষয়টি সংশোধন করা প্রয়োজন হতে পারে। সরকারি নির্দেশনায় এ বিষয়ে বিশেষভাবে সতর্ক করা হয়েছে।

২. নিবন্ধিত মোবাইল নম্বর

iBAS++-এ নিবন্ধিত মোবাইল নম্বর সচল রাখুন। লগইনের সময় OTP পাঠানো হতে পারে। বিদেশে অবস্থানরত কর্মচারীদের ক্ষেত্রে নিবন্ধিত ই-মেইলে OTP পাঠানোর ব্যবস্থার কথাও প্রকাশিত নির্দেশনায় উল্লেখ রয়েছে।

৩. সর্বশেষ বেতন নির্ধারণের কাগজ

আগের বেতন নির্ধারণের তথ্য খুবই গুরুত্বপূর্ণ। বিশেষ করে—

• সর্বশেষ Pay Fixation-এর বিবরণী
• Verification Number
• পূর্বের নির্ধারিত মূল বেতন
• পরবর্তী ইনক্রিমেন্ট
• বেতন পুনঃনির্ধারণের তথ্য

এসব তথ্য হাতে রাখলে অনলাইনে তথ্য পূরণের সময় ভুলের ঝুঁকি কমে।

iBAS++-এর বিদ্যমান সরকারি নির্দেশনায় বিভিন্ন ধরনের বেতন নির্ধারণের ক্ষেত্রে পূর্ববর্তী বেতন নির্ধারণের Verification Number ব্যবহারের কথা বলা হয়েছে।

৪. নিয়োগপত্র

নতুন নিয়োগের ক্ষেত্রে নিয়োগ আদেশের নম্বর, তারিখ এবং নিয়োগ আদেশের কপি প্রয়োজন হতে পারে। iBAS++-এর নতুন নিয়োগের ফরমে নিয়োগ আদেশ নম্বর, নিয়োগপত্রের তারিখ এবং নিয়োগ আদেশের সফট কপি দেওয়ার ব্যবস্থা রয়েছে।

৫. যোগদানপত্র

চাকরিতে যোগদানের তারিখ এবং সংশ্লিষ্ট যোগদানপত্র প্রস্তুত রাখুন। বিশেষ করে নতুন নিয়োগ বা চাকরির ইতিহাসে পরিবর্তন থাকলে এটি গুরুত্বপূর্ণ।

৬. পদোন্নতির আদেশ

চাকরিজীবনে পদোন্নতি হয়ে থাকলে সংশ্লিষ্ট পদোন্নতির আদেশের কপি প্রস্তুত রাখুন। কারণ পদোন্নতির পর বেতন পুনর্নির্ধারণের তথ্যও পে ফিক্সেশনের ধারাবাহিকতার অংশ হতে পারে।

৭. উচ্চতর গ্রেডের আদেশ

উচ্চতর গ্রেড পেয়ে থাকলে সেই আদেশের কপি অবশ্যই হাতে রাখুন। একইভাবে টাইমস্কেল, সিলেকশন গ্রেড বা সমপদে স্কেল উন্নীতকরণের কোনো আদেশ থাকলে সেগুলোও সংরক্ষণ করা উচিত। iBAS++-এর সরকারি নির্দেশনায় এসব ধরনের বেতন নির্ধারণের তথ্য ও সংশ্লিষ্ট অফিস আদেশের সফট কপি প্রস্তুত রাখার কথা বলা হয়েছে।

৮. বদলির আদেশ

চাকরির মধ্যে বদলি হয়ে থাকলে সংশ্লিষ্ট বদলি আদেশও প্রস্তুত রাখুন। বিশেষ করে বর্তমান অফিস ও পূর্ববর্তী অফিসের তথ্যের মধ্যে পরিবর্তন থাকলে এটি যাচাইয়ের কাজে লাগতে পারে।

৯. সার্ভিস বহি

পে ফিক্সেশনের ক্ষেত্রে সার্ভিস বহি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ নথিগুলোর একটি। কারণ কর্মচারীর পূর্ববর্তী চাকরি, বেতন, পদোন্নতি ও অন্যান্য সংশ্লিষ্ট তথ্য যাচাইয়ের প্রয়োজন হতে পারে।

নতুন পে-স্কেলের অনলাইন পে ফিক্সেশন প্রক্রিয়ায় DDO কর্তৃক চাকরি ও বেতনের পূর্ববর্তী তথ্য নিশ্চিত করার পর iBAS++ থেকে বেতন নির্ধারণী বিবরণী প্রিন্ট করে সার্ভিস বহিসহ হিসাবরক্ষণ অফিসে পাঠানোর কথা প্রকাশিত নির্দেশনায় বলা হয়েছে।

কাগজপত্রের সফট কপি কীভাবে রাখবেন?

iBAS++-এর সরকারি পে-ফিক্সেশন নির্দেশনায় প্রয়োজনীয় অফিস আদেশের সফট কপি PDF/JPEG ফরম্যাটে প্রস্তুত রাখার কথা বলা হয়েছে।

তাই মোবাইল বা কম্পিউটারে আলাদা একটি ফোল্ডার তৈরি করে এভাবে রাখতে পারেন—

01_NID.pdf
02_Appointment_Order.pdf
03_Joining_Letter.pdf
04_Last_Pay_Fixation.pdf
05_Promotion_Order.pdf
06_Higher_Grade_Order.pdf
07_Transfer_Order.pdf
08_Time_Scale.pdf
09_Selection_Grade.pdf
10_Pay_Refixation_Order.pdf

তবে সবার জন্য সব কাগজপত্র প্রযোজ্য নয়। যে কর্মচারীর ক্ষেত্রে যে আদেশ প্রযোজ্য, সেটিই প্রস্তুত রাখতে হবে।

কোনো অফিস আদেশ তিন পৃষ্ঠার বেশি হলে?

এখানেও গুরুত্বপূর্ণ নির্দেশনা রয়েছে। iBAS++-এর সরকারি নির্দেশনা অনুযায়ী, আপলোড করার কোনো অফিস আদেশ তিন পৃষ্ঠার বেশি হলে পুরো নথি আপলোডের পরিবর্তে—

১. প্রথম পৃষ্ঠা,
২. সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর নাম থাকা পৃষ্ঠা এবং
৩. আদেশ প্রদানকারীর স্বাক্ষরযুক্ত শেষ পৃষ্ঠা

PDF/JPEG আকারে আপলোড করতে হবে।

অনলাইনে পে ফিক্সেশনের ধাপ

নতুন পে-স্কেলের ক্ষেত্রে প্রকাশিত নির্দেশনা অনুযায়ী সাধারণ প্রক্রিয়াটি হবে—

প্রথম ধাপ: iBAS++-এ প্রবেশ করতে হবে।

দ্বিতীয় ধাপ: গেজেটেড কর্মচারীরা নির্ধারিত iBAS++ ইউজার আইডি ও পাসওয়ার্ড ব্যবহার করবেন। নন-গেজেটেড কর্মচারীদের জন্য NID নম্বর ও জন্মতারিখ দিয়ে প্রবেশের ব্যবস্থা রয়েছে।

তৃতীয় ধাপ: নিবন্ধিত মোবাইল নম্বরে পাঠানো OTP দিয়ে যাচাই সম্পন্ন করতে হবে।

চতুর্থ ধাপ: নির্ধারিত ছকে চাকরি ও বেতনসংক্রান্ত তথ্য পূরণ করতে হবে।

পঞ্চম ধাপ: তথ্য সঠিকভাবে পূরণ করার পর সিস্টেমে নতুন পে-স্কেলে নির্ধারণযোগ্য মূল বেতনের পরিমাণ প্রদর্শিত হওয়ার কথা রয়েছে।

ষষ্ঠ ধাপ: তথ্য যাচাই করে DDO-এর কাছে সাবমিট করতে হবে।

সপ্তম ধাপ: DDO চাকরি ও পূর্ববর্তী বেতনের তথ্য যাচাই করে প্রয়োজনীয় প্রক্রিয়া সম্পন্ন করবেন।

অষ্টম ধাপ: iBAS++ থেকে বেতন নির্ধারণী বিবরণী প্রিন্ট করে সার্ভিস বহিসহ সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসে পাঠানো হবে।

নবম ধাপ: হিসাবরক্ষণ অফিস অনলাইনে দাখিল করা তথ্য যাচাই করবে।

দশম ধাপ: তথ্য সঠিক হলে হিসাবরক্ষণ অফিস বেতন নির্ধারণ চূড়ান্তভাবে প্রতিপাদন করবে।

ভুল তথ্য দিলে কী হতে পারে?

পে ফিক্সেশনে সবচেয়ে বেশি গুরুত্ব দিতে হবে পুরোনো তথ্য সঠিকভাবে দেওয়ার ওপর। কারণ বর্তমান মূল বেতন, পূর্ববর্তী বেতন নির্ধারণ, ইনক্রিমেন্ট, পদোন্নতি বা উচ্চতর গ্রেডের তথ্য ভুল হলে পরবর্তী যাচাইয়ের সময় অসঙ্গতি ধরা পড়তে পারে।

এ কারণে শুধু নতুন বেতন কত হবে সেটি দেখার জন্য তাড়াহুড়ো করে কোনো অপশনে তথ্য দেওয়া উচিত নয়। iBAS++-এর সরকারি নির্দেশনাতেও অপ্রয়োজনে কোনো অপশনে এন্ট্রি না দেওয়ার বিষয়ে সতর্ক করা হয়েছে।

Verification Number কেন গুরুত্বপূর্ণ?

পে ফিক্সেশন সম্পন্ন হওয়ার পর নির্ধারিত বেতন এবং Verification Number সংরক্ষণ করা গুরুত্বপূর্ণ। প্রকাশিত নির্দেশনা অনুযায়ী হিসাবরক্ষণ অফিসের চূড়ান্ত প্রতিপাদনের সঙ্গে Verification Number যুক্ত থাকবে এবং এটি পরবর্তী রেকর্ড সংরক্ষণে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখবে।

এ কারণে পে ফিক্সেশন শেষ হওয়ার পর—

• Verification Number লিখে রাখুন;
• বেতন নির্ধারণী বিবরণী PDF করে সংরক্ষণ করুন;
• প্রিন্ট কপি রাখুন;
• সার্ভিস বহিতে প্রয়োজনীয় তথ্য লিপিবদ্ধ হয়েছে কি না নিশ্চিত করুন।

এক নজরে চেকলিস্ট

শেষ কথা

নবম জাতীয় পে-স্কেল-২০২৬ অনুযায়ী পে ফিক্সেশন এখন শুধু একটি নতুন বেতন দেখার প্রক্রিয়া নয়; এটি একজন সরকারি কর্মচারীর পুরোনো চাকরি ও বেতনসংক্রান্ত তথ্যের সঙ্গে নতুন বেতন কাঠামোর সমন্বয়ের একটি গুরুত্বপূর্ণ প্রশাসনিক ধাপ। iBAS++-এর মাধ্যমে অনলাইনে তথ্য জমা দেওয়ার পর DDO ও হিসাবরক্ষণ অফিসের যাচাই ও প্রতিপাদনের মাধ্যমে প্রক্রিয়াটি সম্পন্ন হবে।

তাই পে ফিক্সেশন শুরু হওয়ার আগেই NID, মোবাইল নম্বর, সর্বশেষ বেতন নির্ধারণের তথ্য, Verification Number, সার্ভিস বহি এবং প্রযোজ্য সব নিয়োগ/পদোন্নতি/উচ্চতর গ্রেড/বদলি/বেতন পুনর্নির্ধারণের আদেশ গুছিয়ে রাখা হলে পুরো প্রক্রিয়াটি অনেক সহজ হবে।

বিশেষ দ্রষ্টব্য: iBAS++-এর পুরোনো অনলাইন পে-ফিক্সেশন পেজে ২০১৫ সালের বেতন নির্ধারণসহ প্রচলিত বিভিন্ন সেবার তথ্য এখনও দেখা যায়; তাই ২০২৬ সালের নতুন পে-স্কেলের ক্ষেত্রে সর্বশেষ প্রকাশিত ২০২৬ নির্দেশনা অনুযায়ী সংশ্লিষ্ট Pay Fixation অপশন ব্যবহার করাই গুরুত্বপূর্ণ।