জাতীয় বেতন স্কেল-২০২৬ অনুযায়ী সরকারি কর্মকর্তা-কর্মচারীদের অনলাইন পে-ফিকেশন কার্যক্রম শুরু হওয়ায় বিভিন্ন তথ্য নিয়ে নতুন করে প্রশ্ন দেখা দিয়েছে। বিশেষ করে কোনো কর্মচারীর সন্তান যদি মাত্র কয়েক মাস বয়সী হয় এবং এখনো জন্মনিবন্ধন করা না হয়ে থাকে, তাহলে পে-ফিকেশনের সময় সন্তানের তথ্য কীভাবে দিতে হবে—এ নিয়ে অনেকেই জানতে চাইছেন।

এর সঙ্গে যুক্ত হয়েছে আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়—কোনো কর্মচারী উচ্চতর গ্রেডের জন্য যোগ্য হয়েছেন, কিন্তু সংশ্লিষ্ট কাগজপত্র এখনো অনুমোদনের জন্য প্রক্রিয়াধীন। এ অবস্থায় পে-ফিকেশনে উচ্চতর গ্রেডের তথ্য দেওয়া যাবে কি না, সেটিও অনেকের প্রশ্ন।

সাম্প্রতিক পে-ফিকেশন কার্যক্রম, iBAS++-এর তথ্য কাঠামো এবং সরকারি কর্মচারীদের অভিজ্ঞতা বিশ্লেষণ করলে বিষয়গুলো সম্পর্কে বেশ কিছু গুরুত্বপূর্ণ দিক সামনে আসে।

৫ থেকে ২০ অক্টোবরের মধ্যে পে-ফিকেশন সম্পন্ন করার নির্দেশনা

নতুন বেতন কাঠামোর আওতায় সরকারি কর্মচারীদের নতুন মূল বেতন নির্ধারণের জন্য iBAS++-এর পে-ফিকেশন মডিউল ব্যবহার করা হচ্ছে। সাম্প্রতিক প্রতিবেদনে অর্থ বিভাগের সূত্রের বরাত দিয়ে বলা হয়েছে, পে-ফিকেশন কার্যক্রম ৫ অক্টোবর থেকে শুরু হয়ে ২০ অক্টোবরের মধ্যে সম্পন্ন করার লক্ষ্য রয়েছে। কর্মচারীদের ব্যক্তিগত ও চাকরিসংক্রান্ত তথ্য দেওয়ার পাশাপাশি পূর্ববর্তী পে-ফিকেশন, পদোন্নতি, বদলি, টাইম স্কেল, সিলেকশন গ্রেড ও উচ্চতর গ্রেডের তথ্যও যাচাই করতে হবে।

অর্থাৎ, এবার শুধু নতুন বেতন কত হবে সেটি দেখলেই হবে না; বরং ৩০ জুন ২০২৬ পর্যন্ত কর্মচারীর চাকরির ইতিহাস ও বেতন নির্ধারণের ধারাবাহিকতাও সঠিকভাবে উপস্থাপন করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

সন্তানের জন্মনিবন্ধন না থাকলে পে-ফিকেশন কি আটকে যাবে?

প্রথমেই গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো—কর্মচারীর নিজের পে-ফিকেশন এবং সন্তানের পারিবারিক তথ্য এক বিষয় নয়।

iBAS++-এর সরকারি কর্মচারী-সংক্রান্ত তথ্য ফরমে ব্যক্তিগত তথ্যের পাশাপাশি আলাদা করে পারিবারিক তথ্যের অংশ রয়েছে। সেখানে সন্তানদের ক্ষেত্রে Birth Registration/NID Number, জন্মতারিখ, সম্পর্ক এবং বাংলা ও ইংরেজি নাম দেওয়ার ব্যবস্থা রয়েছে।

তাই কোনো কর্মচারীর ১০ মাস বয়সী সন্তানের এখনো জন্মনিবন্ধন না হয়ে থাকলে শুধু এ কারণে কর্মচারীর মূল বেতন নির্ধারণের হিসাব নষ্ট হওয়ার কথা ধরে নেওয়া ঠিক হবে না।

তবে অনলাইন পে-ফিকেশনের বর্তমান ফরমে কোনো নির্দিষ্ট ঘর বাধ্যতামূলক কি না, সেটি সিস্টেমে প্রবেশ করে দেখতে হবে। কারণ বর্তমান ২০২৬ সালের পে-ফিকেশন মডিউলের নির্দিষ্ট ফিল্ড ও যাচাইকরণ প্রক্রিয়া আগের সাধারণ iBAS++ মাস্টার ডাটা ফরমের সঙ্গে পুরোপুরি এক নাও হতে পারে।

জন্মনিবন্ধন না থাকলে ভুল তথ্য দেওয়া যাবে না

এখানে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ সতর্কতা হলো—সন্তানের জন্মনিবন্ধন না থাকলে কোনোভাবেই অনুমান করে নম্বর, ভুল জন্মতারিখ বা অন্য কোনো তথ্য বসানো উচিত নয়।

যদি সন্তানের জন্মনিবন্ধন নম্বর চাওয়া হয় এবং সেটি এখনো তৈরি না হয়ে থাকে, তাহলে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ/অফিস কর্তৃপক্ষের নির্দেশনা অনুযায়ী কাজ করতে হবে।

অর্থাৎ—

জন্মনিবন্ধন নেই → ভুল নম্বর দেওয়া যাবে না → সিস্টেমে কীভাবে তথ্য দেওয়া যাবে তা সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের নির্দেশনা অনুযায়ী করতে হবে।

পে-ফিকেশনে ভুল তথ্য দেওয়ার চেয়ে সঠিক তথ্য দেওয়া অনেক বেশি গুরুত্বপূর্ণ। কারণ অনলাইনে দেওয়া তথ্য সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ কার্যালয় যাচাই করতে পারে এবং তথ্যের সঙ্গে নথির অমিল থাকলে সংশোধনের প্রয়োজন হতে পারে।

পরে জন্মনিবন্ধন করলে সন্তানের তথ্য যুক্ত করা যাবে কি?

এখানেই অনেক কর্মচারীর প্রধান প্রশ্ন।

iBAS++-এর সরকারি কর্মচারী তথ্য কাঠামোতে সন্তানের তথ্য সংরক্ষণের ব্যবস্থা রয়েছে। ফলে সন্তানের জন্মনিবন্ধন পরবর্তীতে সম্পন্ন হলে তার তথ্য কর্মচারীর পারিবারিক তথ্যের সঙ্গে যুক্ত বা হালনাগাদ করার প্রয়োজন হতে পারে। তবে বর্তমান ২০২৬ সালের পে-ফিকেশন মডিউলে প্রত্যেক কর্মচারী নিজে সরাসরি পরে এই তথ্য যুক্ত করতে পারবেন—এমন নির্দিষ্ট সরকারি নির্দেশনা পাওয়া না গেলে সেটি নিশ্চিতভাবে বলা ঠিক হবে না।

বাস্তবে এ ধরনের তথ্য হালনাগাদের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট দপ্তরের প্রশাসনিক/হিসাব শাখা অথবা হিসাবরক্ষণ কার্যালয়ের সহায়তা প্রয়োজন হতে পারে।

অর্থাৎ, সামাজিক যোগাযোগমাধ্যমে কেউ যদি বলেন, ‘জন্মনিবন্ধন পরে করলেই নিজে নিজে iBAS++-এ যোগ করা যাবে’, সেটিকে সাধারণ নিয়ম হিসেবে ধরে নেওয়া ঠিক হবে না। বরং জন্মনিবন্ধন সম্পন্ন করার পর প্রয়োজনীয় কাগজপত্রসহ সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ কর্তৃপক্ষের সঙ্গে যোগাযোগ করাই নিরাপদ।

তাহলে এখনই সন্তানের জন্মনিবন্ধন করা উচিত কি?

হ্যাঁ—সম্ভব হলে দ্রুত জন্মনিবন্ধন করিয়ে নেওয়াই সবচেয়ে ভালো।

কারণ জন্মনিবন্ধন শুধু পে-ফিকেশনের জন্য প্রয়োজনীয় নয়। ভবিষ্যতে শিশুর স্কুলে ভর্তি, পাসপোর্ট, বিভিন্ন সরকারি সেবা ও পরিচয়সংক্রান্ত কাজে জন্মনিবন্ধন গুরুত্বপূর্ণ নথি হিসেবে ব্যবহৃত হয়।

সরকারের জন্ম ও মৃত্যু নিবন্ধন সংক্রান্ত অফিসিয়াল প্ল্যাটফর্মে জন্মনিবন্ধন আইন, বিধিমালা, নির্দেশিকা, আবেদন প্রক্রিয়া ও সংশ্লিষ্ট তথ্য দেওয়া রয়েছে।

তাই সন্তান ১০ মাস বয়সী হলে ‘পে-ফিকেশনের সময় লাগবে কি না’—এই প্রশ্নের পাশাপাশি অভিভাবকের উচিত দ্রুত জন্মনিবন্ধনের কাজ সম্পন্ন করা।

এবার আসা যাক উচ্চতর গ্রেডের বিষয়ে

সন্তানের জন্মনিবন্ধনের চেয়ে পে-ফিকেশনের ক্ষেত্রে কর্মচারীর উচ্চতর গ্রেডের তথ্য অনেক বেশি গুরুত্বপূর্ণ।

কারণ উচ্চতর গ্রেডের কারণে কর্মচারীর বেতন নির্ধারণের ধাপ পরিবর্তিত হতে পারে। ফলে উচ্চতর গ্রেডের কার্যকর তারিখ, গ্রেড এবং সংশ্লিষ্ট বেতন নির্ধারণের তথ্য ভুল হলে নতুন বেসিক এবং বকেয়া—দুটোর হিসাবেই সমস্যা হতে পারে।

সাম্প্রতিক নির্দেশনা ও প্রতিবেদনে পে-ফিকেশনের সময় পদোন্নতি, বদলি, টাইম স্কেল ও উচ্চতর গ্রেডের তথ্য সঠিকভাবে দেওয়ার ওপর গুরুত্ব দেওয়া হয়েছে।

উচ্চতর গ্রেডের কাগজপত্র অনুমোদিত হয়ে গেলে

যদি উচ্চতর গ্রেডের আবেদন অনুমোদিত হয়ে থাকে এবং অফিস আদেশ জারি হয়ে থাকে, তাহলে সংশ্লিষ্ট আদেশ অনুযায়ী পে-ফিকেশনে উচ্চতর গ্রেডের তথ্য দিতে হবে।

এক্ষেত্রে হাতে রাখা উচিত—

• উচ্চতর গ্রেডের অফিস আদেশ;
• অনুমোদনের কপি;
• কার্যকর তারিখ;
• পূর্ববর্তী পে-ফিকেশন;
• বর্তমান মূল বেতনের তথ্য;
• প্রযোজ্য ক্ষেত্রে পদোন্নতি/টাইম স্কেল/সিলেকশন গ্রেডের কাগজপত্র।

কারণ নতুন বেতন নির্ধারণের সময় পূর্ববর্তী চাকরির ইতিহাস এবং বেতন নির্ধারণের তথ্যের সঙ্গে নতুন তথ্য মিলিয়ে দেখা হবে।

কিন্তু কাগজপত্র শুধু অনুমোদনের জন্য পাঠানো হলে?

এখানে সবচেয়ে বেশি সতর্ক হতে হবে।

কোনো কর্মচারী উচ্চতর গ্রেড পাওয়ার জন্য যোগ্য হয়েছেন এবং তাঁর কাগজপত্র অনুমোদনের জন্য পাঠানো হয়েছে—এটি অনুমোদিত উচ্চতর গ্রেড পাওয়ার সমান নয়।

অতএব, যদি এখনো উচ্চতর গ্রেডের অনুমোদন বা অফিস আদেশ না হয়ে থাকে, তাহলে নিজের দায়িত্বে সেটিকে চূড়ান্ত উচ্চতর গ্রেড হিসেবে দেখানো উচিত নয়।

এক্ষেত্রে কর্মচারীকে সংশ্লিষ্ট অফিসের নির্দেশনা অনুসরণ করতে হবে।

প্রয়োজনে পে-ফিকেশনের দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তা বা হিসাবরক্ষণ কার্যালয়কে জানানো যেতে পারে যে উচ্চতর গ্রেডের প্রস্তাব অনুমোদনের জন্য প্রক্রিয়াধীন রয়েছে।

পরবর্তীতে অনুমোদন হলে প্রয়োজনীয় নথির ভিত্তিতে রেকর্ড সংশোধন বা হালনাগাদ করার ব্যবস্থা নেওয়া যেতে পারে।

নতুন পে-ফিকেশনে কোন তথ্যগুলো সবচেয়ে ভালোভাবে মিলিয়ে দেখবেন?

বর্তমান পে-ফিকেশন প্রক্রিয়ায় কর্মচারীদের তাড়াহুড়ো না করে প্রতিটি তথ্য যাচাই করা গুরুত্বপূর্ণ।

বিশেষ করে—

১. নাম
জাতীয় পরিচয়পত্র ও চাকরির নথির সঙ্গে মিলিয়ে দেখতে হবে।

২. NID নম্বর
একটি সংখ্যা ভুল হলেও যাচাইকরণে সমস্যা হতে পারে।

৩. জন্মতারিখ
NID ও চাকরির রেকর্ডের সঙ্গে সামঞ্জস্য থাকতে হবে।

৪. যোগদানের তারিখ
চাকরির প্রকৃত যোগদানের তারিখ সঠিকভাবে দিতে হবে।

৫. বর্তমান পদ ও গ্রেড
বর্তমান অনুমোদিত পদ ও গ্রেডের সঙ্গে তথ্য মিলিয়ে নিতে হবে।

৬. ৩০ জুন ২০২৬-এর মূল বেতন
নতুন বেতন নির্ধারণের গুরুত্বপূর্ণ ভিত্তি এটি।

৭. পূর্ববর্তী পে-ফিকেশন
আগের বেতন নির্ধারণের তথ্য সঠিকভাবে যাচাই করতে হবে।

৮. পদোন্নতি
পদোন্নতির আদেশ থাকলে সেটির তথ্য দিতে হবে।

৯. উচ্চতর গ্রেড
অনুমোদিত উচ্চতর গ্রেড থাকলে তার আদেশ ও কার্যকর তারিখ অনুযায়ী তথ্য দিতে হবে।

১০. টাইম স্কেল/সিলেকশন গ্রেড
আগে পাওয়া থাকলে তার প্রভাব নতুন পে-ফিকেশনে সঠিকভাবে বিবেচনা করতে হবে।

উচ্চতর গ্রেডের ক্ষেত্রে কেন এত সতর্কতা?

নতুন বেতন কাঠামোর নিয়মে একই পদে নির্দিষ্ট সময় চাকরি পূর্ণ হলে উচ্চতর গ্রেড পাওয়ার বিধান রয়েছে। সাম্প্রতিক ব্যাখ্যা অনুযায়ী, পদোন্নতি ছাড়া একই পদে আট বছর সন্তোষজনক চাকরি পূর্ণ করলে প্রথম উচ্চতর গ্রেড এবং পরবর্তী ছয় বছর পূর্ণ হলে দ্বিতীয় উচ্চতর গ্রেডের যোগ্যতার বিষয়টি প্রযোজ্য হতে পারে। তবে আগের কাঠামোতে একই পদে একাধিক সিলেকশন গ্রেড, টাইম স্কেল বা উচ্চতর গ্রেড পাওয়ার ইতিহাস নতুন উচ্চতর গ্রেডের যোগ্যতার ওপর প্রভাব ফেলতে পারে।

এ কারণে শুধু ‘আমি আট বছর পূর্ণ করেছি’—এমন তথ্য দিয়ে উচ্চতর গ্রেড ধরে নেওয়া যাবে না। পূর্ববর্তী গ্রেড, পদোন্নতি ও স্কেল-সংক্রান্ত ইতিহাসও যাচাই করতে হবে।

পে-ফিকেশনে ভুল হলে কী ধরনের সমস্যা হতে পারে?

পে-ফিকেশনের তথ্য শুধু বর্তমান মাসের বেতন নির্ধারণের জন্য নয়। নতুন মূল বেতনের ভিত্তিতে পরবর্তী বেতন, ইনক্রিমেন্ট এবং বকেয়া হিসাবও প্রভাবিত হতে পারে।

সাম্প্রতিক প্রতিবেদনে বলা হয়েছে, নতুন বেতন নির্ধারণের পর জুলাই থেকে প্রাপ্য বেতন পার্থক্যের ভিত্তিতে বকেয়া হিসাব করা হবে। ফলে ভুল বেসিক নির্ধারণ হলে বকেয়া হিসাবেও তার প্রভাব পড়তে পারে।

এ কারণে—

‘আগে সাবমিট করি, পরে ঠিক করে নেব’—এই পদ্ধতি অনুসরণ না করাই ভালো।

সাবমিটের আগে সব তথ্য ও কাগজপত্র মিলিয়ে দেখা উচিত। অনলাইন পে-ফিকেশন নিয়ে সাম্প্রতিক নির্দেশনাতেও Final Submit-এর আগে তথ্য যাচাইয়ের ওপর গুরুত্ব দেওয়া হয়েছে।

কর্মচারীদের জন্য সবচেয়ে নিরাপদ করণীয়

সবকিছু মিলিয়ে সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর ক্ষেত্রে করণীয় হতে পারে—

প্রথম ধাপ

সন্তানের জন্মনিবন্ধন যত দ্রুত সম্ভব সম্পন্ন করুন।

দ্বিতীয় ধাপ

পে-ফিকেশনে সন্তানের তথ্যের জন্য যে ঘরগুলো রয়েছে, সেখানে সিস্টেম কী তথ্য গ্রহণ করছে তা দেখুন।

তৃতীয় ধাপ

জন্মনিবন্ধন নম্বর না থাকলে কোনোভাবেই অনুমান করে বা ভুল নম্বর ব্যবহার করবেন না।

চতুর্থ ধাপ

প্রয়োজনে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিস/দপ্তরের দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তার নির্দেশনা নিন।

পঞ্চম ধাপ

উচ্চতর গ্রেডের অফিস আদেশ হয়ে থাকলে সেটির ভিত্তিতে তথ্য দিন।

ষষ্ঠ ধাপ

শুধু অনুমোদনের জন্য কাগজপত্র পাঠানো হয়ে থাকলে সেটিকে অনুমোদিত উচ্চতর গ্রেড হিসেবে দেখাবেন না।

সপ্তম ধাপ

উচ্চতর গ্রেড অনুমোদনের পর প্রয়োজন হলে iBAS++ মাস্টার ডাটা ও পে-ফিকেশন সংক্রান্ত তথ্য হালনাগাদ করুন।

শেষ কথা

১০ মাস বয়সী সন্তানের জন্মনিবন্ধন এখনো হয়নি—এ কারণে কোনো সরকারি কর্মচারীর পে-ফিকেশন নিয়ে অযথা আতঙ্কিত হওয়ার প্রয়োজন নেই। তবে জন্মনিবন্ধন দ্রুত সম্পন্ন করা উচিত এবং পে-ফিকেশনে জন্মনিবন্ধন নম্বরের ঘরে কোনো ধরনের ভুল তথ্য দেওয়া উচিত নয়।

iBAS++-এর সরকারি কর্মচারী তথ্য কাঠামোতে সন্তানদের জন্য Birth Registration/NID নম্বরসহ পারিবারিক তথ্য সংরক্ষণের ব্যবস্থা রয়েছে। পরবর্তীতে জন্মনিবন্ধন সম্পন্ন হলে প্রয়োজনীয় নথির ভিত্তিতে সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের মাধ্যমে তথ্য হালনাগাদ করার বিষয়টি নিশ্চিত করা যেতে পারে।

অন্যদিকে উচ্চতর গ্রেডের ক্ষেত্রে মূল কথা হলো—‘আবেদন করা’ আর ‘অনুমোদন পাওয়া’ এক বিষয় নয়। অনুমোদিত অফিস আদেশ থাকলে তার ভিত্তিতে পে-ফিকেশনে তথ্য দিতে হবে। আর কাগজপত্র শুধু অনুমোদনের জন্য পাঠানো হয়ে থাকলে সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের নির্দেশনা ছাড়া সেটিকে চূড়ান্ত উচ্চতর গ্রেড হিসেবে দেখানো নিরাপদ নয়।

সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ হলো, নতুন পে-ফিকেশনে NID, জন্মতারিখ, যোগদানের তারিখ, ৩০ জুন ২০২৬-এর মূল বেতন, পূর্ববর্তী পে-ফিকেশন, পদোন্নতি, উচ্চতর গ্রেড ও অন্যান্য চাকরিসংক্রান্ত তথ্য নথির সঙ্গে মিলিয়ে তারপর Final Submit করা। কারণ iBAS++-এর পে-ফিকেশন ব্যবস্থায় তথ্যের সঠিকতা নতুন বেতন এবং পরবর্তী বকেয়া হিসাব—উভয়ের জন্যই গুরুত্বপূর্ণ।