নতুন পে-স্কেলের ৩–৪ মাসের বকেয়া বেতন যেভাবে পাওয়া যাবে, লাগবে যেসব কাগজপত্র

নতুন জাতীয় বেতন স্কেল অনুযায়ী সরকারি কর্মকর্তা-কর্মচারীদের বেতন নির্ধারণের কার্যক্রমের পর এবার আলোচনায় এসেছে কয়েক মাসের বকেয়া বেতন বা এরিয়া বিল পরিশোধের প্রক্রিয়া। নতুন বেতন কাঠামো কার্যকর হওয়ার পর যেসব কর্মকর্তা-কর্মচারীর জুলাই, আগস্ট, সেপ্টেম্বরসহ একাধিক মাসের বেতন সমন্বয়ের মাধ্যমে পাওনা তৈরি হয়েছে, তাঁদের সেই অর্থ পরিশোধের জন্য পৃথক বিল দাখিলের প্রয়োজন হতে পারে। এ ক্ষেত্রে নিয়মিত মাসিক বেতনের মতো সরাসরি EFT-এর মাধ্যমে অর্থ না পেয়ে নির্ধারিত নিয়মে ম্যানুয়াল বিল দাখিল করতে হতে পারে বলে সংশ্লিষ্ট প্রক্রিয়া নিয়ে আলোচনা চলছে।

প্রচারিত তথ্য অনুযায়ী, নতুন পে-স্কেলের ৩ থেকে ৪ মাসের বকেয়া বেতন পরিশোধের জন্য ট্রেজারি রুলসের (টি.আর.) ফরম-১৫ ব্যবহার করে এরিয়া বিল প্রস্তুত ও দাখিলের কথা বলা হচ্ছে। তবে এ বিষয়ে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের সর্বশেষ নির্দেশনা অনুসরণ করা জরুরি। কারণ, বিল দাখিলের পদ্ধতি, সংযুক্তির তালিকা এবং অনুমোদনের নিয়ম দপ্তর ও হিসাবরক্ষণ অফিসের নির্দেশনা অনুযায়ী নির্ধারিত হতে পারে।

এরিয়া বিল দাখিলে প্রয়োজন হবে গুরুত্বপূর্ণ তিনটি কাগজপত্র

নতুন পে-স্কেল অনুযায়ী বকেয়া বেতন দাবি করার ক্ষেত্রে সঠিক হিসাব প্রস্তুত করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। প্রচারিত নির্দেশনায় এরিয়া বিলের সঙ্গে তিনটি গুরুত্বপূর্ণ নথি সংযুক্ত করার কথা উল্লেখ করা হয়েছে।

১. নতুন পে-স্কেলের পে-ফিক্সেশন কপি

প্রথমেই প্রয়োজন হবে নতুন জাতীয় বেতন স্কেল অনুযায়ী সম্পন্ন করা পে-ফিক্সেশনের অনুমোদিত কপি। এই নথির মাধ্যমে সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তা-কর্মচারীর নতুন মূল বেতন, বেতন নির্ধারণের ধাপ এবং প্রাপ্য বেতনের ভিত্তি যাচাই করা সম্ভব হবে। তাই পে-ফিক্সেশন সম্পন্ন হওয়ার পর অনুমোদিত বিবরণী সংগ্রহ করে রাখতে হবে।

২. জুন মাসের বেতন বিবরণী

এরিয়া বিল প্রস্তুতের ক্ষেত্রে জুন মাসের বেতন বিবরণী গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করবে। iBAS++ থেকে প্রাপ্ত জুন মাসের স্যালারি রিপোর্টের মাধ্যমে নতুন বেতন কাঠামো কার্যকর হওয়ার আগের বেতন ও সংশ্লিষ্ট তথ্য যাচাই করা যাবে। পুরোনো বেতন এবং নতুন নির্ধারিত বেতনের পার্থক্য হিসাব করার ক্ষেত্রেও এই বিবরণী প্রয়োজন হতে পারে।

৩. মাসভিত্তিক বকেয়া বেতনের হিসাব বিবরণী

জুলাই, আগস্ট, সেপ্টেম্বর কিংবা যেসব মাসের বকেয়া পাওনা রয়েছে, সেগুলোর হিসাব আলাদাভাবে প্রস্তুত করতে হবে। প্রতিটি মাসের জন্য পুরোনো ও নতুন বেতনের পার্থক্য, প্রযোজ্য ভাতা, কর্তন এবং অন্যান্য সমন্বয় বিবেচনায় নিয়ে মাসভিত্তিক হিসাব তৈরি করতে হবে। এতে মোট কত টাকা বকেয়া পাওনা রয়েছে, তা সহজে যাচাই করা সম্ভব হবে।

কীভাবে প্রস্তুত ও দাখিল করতে হবে এরিয়া বিল?

নতুন পে-স্কেলের বকেয়া বেতন উত্তোলনের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট দপ্তরের হিসাব শাখা এবং ড্রয়িং অ্যান্ড ডিসবার্সিং অফিসার (DDO)-এর ভূমিকা গুরুত্বপূর্ণ। প্রথমে সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তা-কর্মচারীর পে-ফিক্সেশন ও বেতনসংক্রান্ত তথ্য যাচাই করতে হবে। এরপর কোন কোন মাসের বকেয়া পাওনা রয়েছে, তা নির্ধারণ করে মাসভিত্তিক হিসাব প্রস্তুত করতে হবে।

পরবর্তী সময়ে প্রয়োজনীয় কাগজপত্র সংযুক্ত করে নির্ধারিত ম্যানুয়াল বিল ফরমে এরিয়া বিল তৈরি করতে হবে। প্রচারিত তথ্য অনুযায়ী, এ ক্ষেত্রে টি.আর. ফরম-১৫ ব্যবহারের কথা বলা হয়েছে। বিল প্রস্তুত হওয়ার পর সংশ্লিষ্ট DDO-এর মাধ্যমে তা প্রয়োজনীয় যাচাই ও অনুমোদনের জন্য হিসাবরক্ষণ অফিসে দাখিল করতে হবে।

হিসাবরক্ষণ অফিস বিলের তথ্য, সংযুক্ত কাগজপত্র, পে-ফিক্সেশন এবং বকেয়া অর্থের হিসাব যাচাই করে পরবর্তী ব্যবস্থা গ্রহণ করবে। বিল অনুমোদন ও অর্থ ছাড়ের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট অফিসের প্রচলিত আর্থিক বিধিবিধান অনুসরণ করতে হবে।

নিয়মিত বেতন ও বকেয়া বিলের মধ্যে পার্থক্য কী?

সরকারি কর্মকর্তা-কর্মচারীদের নিয়মিত মাসিক বেতন সাধারণত iBAS++-এর মাধ্যমে প্রস্তুত হয়ে EFT পদ্ধতিতে ব্যাংক হিসাবে জমা হয়। কিন্তু নতুন বেতন কাঠামো কার্যকর হওয়ার পর পূর্ববর্তী মাসগুলোর বেতন সমন্বয়ের কারণে যে অতিরিক্ত পাওনা তৈরি হয়, সেটি আলাদা এরিয়া বিল হিসেবে নিষ্পত্তির প্রয়োজন হতে পারে।

অর্থাৎ নিয়মিত মাসের বেতন এবং পূর্ববর্তী মাসের বকেয়া বেতন একই প্রক্রিয়ায় পরিশোধ হবে—এমনটি ধরে নেওয়া ঠিক হবে না। বকেয়া অর্থ উত্তোলনের ক্ষেত্রে পৃথক হিসাব, বিল প্রস্তুত এবং হিসাবরক্ষণ অফিসের অনুমোদন প্রয়োজন হতে পারে।

কর্মকর্তা-কর্মচারীদের যেসব বিষয়ে সতর্ক থাকতে হবে

এরিয়া বিল দাখিলের আগে কয়েকটি বিষয়ে বিশেষ সতর্কতা অবলম্বন করা প্রয়োজন।

• পে-ফিক্সেশনের তথ্য সঠিক ও অনুমোদিত কি না, তা যাচাই করতে হবে।
• জুন মাসের বেতন বিবরণীতে কোনো ভুল বা অসংগতি রয়েছে কি না, দেখতে হবে।
• প্রতিটি মাসের বকেয়া বেতনের হিসাব আলাদাভাবে প্রস্তুত করতে হবে।
• বকেয়া হিসাবের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য ভাতা, কর্তন ও অন্যান্য সমন্বয় সঠিকভাবে দেখাতে হবে।
• একই বকেয়া অর্থ যেন একাধিকবার দাবি করা না হয়, তা নিশ্চিত করতে হবে।
• বিল দাখিলের আগে নিজ দপ্তরের হিসাব শাখা ও সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের নির্দেশনা নিতে হবে।

বিশেষ করে যাঁদের পে-ফিকেশন সম্পন্ন হয়েছে, তাঁদের উচিত প্রয়োজনীয় কাগজপত্র প্রস্তুত রাখা। এতে বিল দাখিলের কার্যক্রম শুরু হলে অপ্রয়োজনীয় বিলম্ব এড়ানো সম্ভব হবে।

দ্রুত বকেয়া বেতন পরিশোধের দাবি

নতুন পে-স্কেলের বেতন কাঠামো কার্যকর হওয়ার পর কর্মকর্তা-কর্মচারীদের প্রত্যাশা হচ্ছে, তাঁদের প্রাপ্য বকেয়া অর্থ দ্রুত পরিশোধ করা হবে। কয়েক মাসের বকেয়া বেতন একসঙ্গে পাওয়ার বিষয়টি অনেক কর্মকর্তা-কর্মচারীর ব্যক্তিগত ও পারিবারিক আর্থিক পরিকল্পনার সঙ্গে জড়িত। ফলে বিল প্রস্তুত, যাচাই ও অনুমোদনের প্রক্রিয়া সহজ এবং দ্রুত করার দাবি উঠেছে।

সংশ্লিষ্ট দপ্তরগুলোর হিসাব শাখা, DDO এবং হিসাবরক্ষণ অফিসের মধ্যে প্রয়োজনীয় সমন্বয় থাকলে বকেয়া বিল নিষ্পত্তির কাজ আরও গতিশীল হতে পারে। একই সঙ্গে বিল দাখিলের জন্য অভিন্ন নির্দেশনা ও প্রয়োজনীয় কাগজপত্রের তালিকা প্রকাশ করা হলে কর্মকর্তা-কর্মচারীদের বিভ্রান্তি কমবে।

তবে মনে রাখতে হবে, টি.আর. ফরম-১৫ এবং তিনটি কাগজপত্র সংযুক্ত করার বিষয়টি প্রচারিত প্রক্রিয়াসংক্রান্ত তথ্যের ভিত্তিতে উল্লেখ করা হয়েছে। এটিকে সব দপ্তরের জন্য জারি করা চূড়ান্ত সরকারি নির্দেশনা হিসেবে বিবেচনা করা যাবে না। বকেয়া বিল দাখিলের আগে অর্থ বিভাগ, সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিস অথবা নিজ দপ্তরের সর্বশেষ লিখিত নির্দেশনা যাচাই করা প্রয়োজন।

সব মিলিয়ে, নতুন পে-স্কেলের ৩–৪ মাসের বকেয়া বেতন বা এরিয়া বিল পরিশোধের ক্ষেত্রে পে-ফিক্সেশন কপি, জুন মাসের বেতন বিবরণী এবং মাসভিত্তিক বকেয়া হিসাব প্রস্তুত রাখা গুরুত্বপূর্ণ। এখন কর্মকর্তা-কর্মচারীদের প্রত্যাশা, প্রয়োজনীয় প্রশাসনিক ও হিসাবসংক্রান্ত কার্যক্রম দ্রুত সম্পন্ন করে তাঁদের প্রাপ্য বকেয়া অর্থ পরিশোধের ব্যবস্থা করা হবে।